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Comment réussir l’intégration d’un nouveau salarié grâce à Atlassian ?


Publié par
Andrew Costa

12 mars 2020

En 2012, Valiantys comptait seulement 17 personnes dans son équipe. L’entreprise compte aujourd’hui 200 collaborateurs dans 17 bureaux, répartis dans 7 pays. Alors, quand nous accueillons un nouveau collaborateur, la procédure d’intégration (onboarding) peut vite contenir 50 tâches selon sa fonction.

Voici comment chacune de nos équipes gère l’accueil d’un nouvel employé :

 

Equipe RH Equipe IT Formations
Collecter les informations du nouvel arrivant Commander un ordinateur Planifier la formation Confluence
Rediger le contrat de travail Creer un compte utilisateur crowd (Atlassian) Planifier la formation Jira
Planifier la reunion de bienvenue avec le manager Creer un compte utilisateur Salesforce Planifier la formation sur l’Agilite
Informer de l’arrivee du nouvel employe Preparer la lettre de bienvenue avec les acces utilisateurs
Envoyer l’email de bienvenue Donner un badge d’acces au batiment
Planifier la visite medicale
Planifier le rapport d’etonnement du nouveau salarie

 

En travaillant avec nos clients, nous avons constaté qu’ils sont tous confrontés aux mêmes problématiques, quelle que soit leur taille ou leur niveau de croissance :

  • Des tâches chronophages
  • Des tâches répétitives
  • La gestion de plusieurs entités
  • L’assignation de plusieurs personnes de différents services à une même tâche
  • Le suivi de l’exécution des tâches

Bonne nouvelle ! Ils sont désormais en mesure de supprimer ces problèmes et de se recentrer sur les objectifs de productivité et d’efficacité globaux à toute l’entreprise, grâce aux outils Atlassian.

Comment maximiser l’efficacité de votre entreprise lors d’un recrutement ?

L’écosystème Atlassian offre de nombreuses solutions. Jira Core permet de suivre simplement vos tâches en cours de réalisation. Les tableaux Kanban de Jira Software permettent de visualiser et de gérer de manière agile les projets que vous menez en collaboration avec d’autres collègues.

 

Jira Core : c’est le logiciel de gestion de projets métiers. Il a été spécialement conçu pour que les équipes RH puissent organiser leurs projets et collaborer simplement. Vous pouvez ainsi :

  • définir vos workflows, c’est-à-dire le process et le suivi de vos tâches
  • consulter les détails d’un projet
  • évaluer la performance de votre équipe grâce au suivi de l’état de vos projets

Mais la solution préférée de Valiantys, que nous recommandons pour ce type de projet, c’est Jira Service Desk enrichie de l’app Elements Copy and Sync (anciennement Exocet).

  • L’app Elements Copy & Sync permet d’automatiser les procédures dans Jira grâce à des options avancées de copie et de synchronisation entre tickets. Elle offre également la possibilité d’afficher des informations à propos des tickets liés à une demande (telles que les sous-tâches) dans la demande parente, sous forme de tableau clair et synthétique.
  • Avec Jira Service Desk, vous pouvez mettre en place un portail afin que chaque collaborateur puisse émettre des demandes auprès du service RH (Ressources Humaines), notamment pour l’intégration d’un nouveau collaborateur dans son équipe.

 

Grâce à Elements Copy & Sync, dès qu’une demande d’intégration d’un nouvel employé sera émise sous forme de ticket Jira Service Desk, un ensemble de tâches sera créé automatiquement.

 

Lorsqu’un utilisateur génère un ticket, plusieurs tickets secondaires sont automatiquement créés avec systématiquement : un résumé du ticket qui indique le nom du futur salarié, son statut, sa date d’échéance, ainsi qu’un lien vers le ticket « parent » créé par l’utilisateur. Afin que tous les tickets contiennent les mêmes informations, plusieurs solutions sont possibles :

  • définir que tous les tickets d’un même ensemble ont les mêmes valeurs,
  • ou bien configurer une copie automatique des informations utiles, telles que le nom et la date d’arrivée du nouvel employé.

Vous pouvez filtrer les tâches en fonction de votre service RH ou IT, configurer l’affichage de vos tickets selon leur nom et leur nombre, mais également selon leur degré d’importance.

Comme son nom l’indique, avec Elements Copy & Sync vous pouvez copier et synchroniser des données. On parle de copie, lorsque le champ d’information d’un ticket « parent » est reporté sur un ticket secondaire/ »enfant »

 

Exemple : Sophie Dupont est embauchée en tant que Consultante chez Valiantys. Son futur manager Alex crée un ticket parent « Recrutement Sophie Dupont – Consultante » informant son arrivée prochaine et donc son intégration. Son nom « Sophie Dupont » et sa fonction « Consultante » seront repris sur tous les tickets enfants qui découlent de cette intégration, que ce soit dans les services RH ou IT. 

On parle de synchronisation, lorsqu’un commentaire sur un ticket « enfant » est transféré sur son ticket « parent », ou inversement.

 

Exemple : Sur le ticket « Planifier la visite médicale », Julie du service RH informe Alex (le manager de Sophie Dupont) que la visite médicale de Sophie prévue initialement le 7 avril à 14h30 est décalée au 8 avril à 10h. Ce commentaire sera synchronisé sur l’ensemble des tickets concernant l’intégration de Sophie Dupont.

Par ailleurs, Elements Copy & Sync permet de créer directement depuis Jira des pages dans Confluence d’Atlassian. Jira vous permet de suivre vos projets, tandis que Confluence vous permet de créer et gérer simplement du contenu, de le partager avec vos collègues et de le faire évoluer. C’est un outil collaboratif, un wiki d’entreprise, une base de connaissances, un outil de documentation… C’est tous les contenus de votre entreprise ou de votre équipe. Chez Valiantys, c’est notre outil Corporate pour gérer tous les contenus.

C’est un réel atout, de travailler avec Jira et Confluence, pour gérer l’accueil des nouveaux arrivants au sein d’une entreprise. Dans Confluence, vous pouvez détailler le workflow d’intégration d’un employé et ainsi en faire votre base d’information. L’outil fonctionne très bien en collaboration avec Jira, puisque vous pouvez lier nativement certaines procédures avec des tâches Jira.

 

Exemple : Sur la capture d’écran ci-dessous, vous pouvez observer l’arrivé de Joe Bloggs et toutes les informations (son nom, son unité commerciale, sa fonction, sa date d’arrivée et son statut) qui seront intégrées dans le ticket parent sur Jira. Vous pouvez également voir l’ensemble des tâches qui découlent de cette intégration et qui sont liées à des tickets Jira.

 

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En tant que partenaire Solution Platinum d’Atlassian, nous pouvons vous aider dans la mise en œuvre de vos procédures RH et leur optimisation. Grâce à la suite Atlassian et des apps comme Elements Copy & Sync, vous intégrez sans problème l’agilité au sein de vos équipes RH. Nous sommes là pour vous accompagner de bout en bout, de la conception de la solution à son hébergement, jusqu’à l’accompagnement de votre équipe grâce à des formations et du Support quotidien. Contactez-nous.

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