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Structure for Jira : collaboration entre équipes internationales


Publié par
Stefanie Chernow

22 août 2018

Cet article a été rédigé par Dave Rosenlund, Head of Marketing at ALM Works.  ALM Works est un Top Vendeur Gold d’Atlassian et un partenaire de Valiantys. 


Aujourd’hui les membres d’une équipe peuvent être répartis dans le monde entier, et ce pour de bonnes raisons. C’est une solution de management à la fois rentable et productive – avec des salariés couvrant plusieurs fuseaux horaires les projets avancent 24h/24. Gérer des équipes aussi diverses et dispersées amène un certain nombre de défis. Voici quelques conseils pour mener avec finesse un projet international.

Rendez vos projets limpides

Vous avez bâti une équipe de premier ordre, il ne vous manque plus qu’à leur donner les bons outils.

Avoir une source d’information unique est essentiel pour tout type de projet, en particulier avec une équipe dispersée. Comment y arriver ? En obtenant l’adhésion globale de l’équipe. N’importe quel outil de gestion de projet va échouer si l’équipe ne parvient pas à faire le suivi du projet correctement ou si les décisions se prennent officieusement par e-mails. Et cela deux fois plus si les équipes sont internationales.

Si l’information n’est pas centralisée ou accessible facilement, d’importants problèmes de communication peuvent survenir. Si une partie de l’équipe attend des réponses de collègues à l’autre bout de l’hémisphère, les petits obstacles se transforment en retard majeur.

Vous pouvez éviter ce désordre grâce à une architecture d’information claire. Ne laissez plus vos équipes dire  « c’est plus simple d’envoyer un email » et montrez-leur comment un bon outil de gestion de projet peut servir de base solide.

Jetons un œil à Jira d’Atlassian – l’un des outils de gestion de projets les plus connus. Des équipes du monde entier, tous secteurs confondus, utilisent Jira pour planifier, suivre et établir des rapports de leur tâches. Jira est connu pour sa flexibilité grâce aux API REST ouvertes et son large éventail d’apps sur la Marketplace Atlassian. Ce qui en fait un outil fantastique pour les équipes dispersées avec différentes méthodes de travail.

Une fois que vos équipes commencent à suivre leurs tâches dans Jira, il est primordial de créer une vue d’ensemble afin de garder la main sur le travail d’équipes multiples. Structure for Jira répond à ce besoin : il a été conçu pour faciliter la visibilité, le suivi et la gestion de vos projets, même les plus complexes. Commencez par rassembler tous vos tickets d’un même projet dans une structure et organisez-les comme vous le souhaitez.

La version Extend de Structure permet aux chefs de projet d’intégrer tous les tickets reliés au projet automatiquement dans les structures qu’ils ont créé. Ainsi, vous n’en perdez pas une miette. 

Les chefs de projets peuvent créer un nombre illimité de structures remplies d’informations essentielles. Ainsi l’onglet Jira ne se ferme jamais.  Si vous documentez vos besoins ou stratégies avec Confluence, l’app Structure.Pages offre aux utilisateurs la possibilité d’afficher des documents importants dans vos structures, directement dans Jira ainsi que les tickets les plus pertinents.

Cela vaut réellement la peine de proposer les bons outils et formations afin de rendre Jira simple et attirant pour chaque collaborateur, où qu’ils soient. Vous simplifierez votre planning (et votre travail).

Créer un emploi du temps cosmopolite

Les différences de langues et de cultures sont des défis permanents sur des projets internationaux – ne laissez pas un simple contre-temps ajouter du stress à votre équipe.

Au-delà de l’indéniable différence de fuseaux horaires et d’emplois du temps, le chef de projet doit également prendre en compte les jours fériés locaux pour que les tâches ne soient pas mal assignées ou reportées lorsqu’un jour chômé arrive.

Si vous gérez vos ressources dans Jira, assurez-vous de bien récolter toutes les informations concernant les jours fériés des équipes qui ne sont pas dans votre région. Rentrez ces dates dans un diagramme de Gantt (tel que Structure.Gantt) avant le début du projet pour éviter de mauvaises assignations de tâches.

N’oubliez pas la cohésion d’équipe

Le manque de confiance est l’une des bêtes noires des projets internationaux – surtout si vos équipes n’ont jamais eu l’occasion d’être dans la même pièce. Un bon chef de projet sait à quel point il est important de briser la glace entre les équipes qui travaillent à distance, cela offre l’occasion de créer des liens entre collègues autour d’un projet commun.

Après tout, avoir de bons outils n’est qu’une partie de l’équation. L’élément « humain » est tout aussi important. Prendre le temps d’échanger, même en ligne, peut créer de la confiance et de la compréhension, ce qui est un atout non-négligeable dans tout projet.

Le Playbook Atlassian propose plusieurs exercices à faire pour résoudre les (inévitables) problèmes de communication. Nous aimons tout particulièrement celui des « Règles d’Engagement« , un bon point de départ dans tout projet international ; cela peut être facilement fait via une vidéoconférence, et aide activement les équipes à comprendre la manière dont elles souhaitent travailler ensemble.

Photo par Headway sur Unsplash

C’est le moment de se lancer ! Faites de votre projet un succès, grâce à un planning intelligent, une dose d’empathie et des outils facilitant les choses. Si vous gérez vos projets avec Jira, contactez-nous sur contact@valiantys.com pour en savoir plus sur Structure et comment synchroniser vos équipes autour du monde.