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Personnaliser ses rapports Jira facilement


Publié par
Stefanie Chernow

19 décembre 2018

Ce guest blog a été écrit par Janis Gulbis, Marketing Manager chez EazyBI.


Des exigences à la planification des opérations du projet, en passant par le suivi des bugs et des demandes, ainsi que la gestion de projet, la suite Atlassian vous accompagne tout au long de la gestion du cycle de vie de vos logiciels.  Un des bénéfices cachés de Jira, et des autres outils Atlassian dédiés à la gestion de projets et d’informations réside dans l’historique des données.

Vous pouvez utiliser les produits Atlassian à chaque étape du cycle de vie de vos logiciels :

  • Confluence pour définir, décrire et documenter vos projets.
  • Jira Software pour planifier, suivre et gérer vos développements.
  • BitBucket en tant que logiciel de contrôle de version.
  • Les apps de gestion des Tests, permettant leur écriture, la mesure de la couverture des tests et le suivi de leur exécution dans Jira.
  • Jira Service Desk pour les opérations IT.

La gestion de l’historique des données est nativement incluse dans chacun de ces outils. Vous avez accès à des informations stratégiques pour votre entreprise telles que la performance des projets, les goulots d’étranglement, les données aberrantes, les tendances, les anomalies, etc.

Avec ces données, vous pouvez :

  • Améliorer la planification, l’exécution et les prévisions ;
  • Réduire le taux d’erreur ou l’allocation inutile de ressources ;
  • Eviter de commettre des erreurs majeures ou de les répéter ;
  • Identifier les tendances, les menaces et les opportunités ;
  • Faire en sorte que vos équipes soient informées, productives et responsables ;
  • Optimiser et améliorer les workflows, processus et procédures ;
  • Prendre des décisions intelligentes et rationnelles basées sur des données fiables.

Néanmoins, ces informations ne sont pas toujours accessibles facilement.

Rapports Jira natifs

Jira et la plupart des apps tierces sont livrés avec des fonctionnalités de création de rapports intégrées. Ces rapports offrent une vue générale des projets, des tendances, ainsi que des rapports de performance.

Avec Jira, vous pouvez créer jusqu’à 10 graphiques différents, mais les options de configuration restent limitées.

Le Graphique « demandes créées versus demandes résolues« , permet de voir le ratio de demandes créées et résolues sur le temps. Cependant, les options de configuration sont restreintes : vous pouvez définir la période et afficher les demandes individuellement ou globalement.

Static Created vs. Resolved

Configuration Options

Les rapports sur les délais de création, de résolution et d’âge moyen des demandes

Certains graphiques Jira montrent depuis combien de temps les demandes ont été créées, combien de temps il faut pour les résoudre, et l’âge moyen de toutes les demandes du projet. Ces rapports ont, eux aussi, des options de configurations limitées.

Time Since Created

Average Issue Age

Resolution Time

Les autres types de graphiques 

Il existe également des rapports plus simples comme les  » Demandes créées récemment », les graphiques « camembert », ou les graphiques d’avancement des sprints (Sprint Burndown) qui permettent de déterminer le temps passé sur une itération.

Recently Created/Resolved

Pie Chart

Sprint Burndown Chart

 

Tous ces graphiques sont générés via des fonctionnalités relativement basiques. En général, vous pouvez afficher un projet ou un filtre sur une période de temps. Vous pouvez également les grouper par intervalle de temps (jour, semaine, mois, année).

Ces graphiques peuvent être suffisants lorsque les membres d’un projet souhaitent un rapport journalier et un suivi des tendances du projet. Malheureusement, les fonctionnalités de base montrent rapidement leurs faiblesses et ne sont pas suffisantes pour devenir une solution efficace de gestion de projet. Comment faire si vous souhaitez en apprendre plus sur les points suivants ?

  • L’âge moyen des demandes par Type, Priorité ou les deux.
  • Le temps que chaque demande passe dans chaque étape de transition.
  • Les demandes créées vs les demandes résolues par Responsable, Type, Priorité.
  • L’historique des statuts des demandes non-résolues.
  • Les graphiques d’avancement par projet ou par responsable.

Pour avoir accès à ces informations, vous aurez besoin de fonctionnalités de rapports plus avancées que celles intégrées nativement dans Jira.

Solutions alternatives de création de rapports

Afin de créer des rapports personnalisés plus complexes, 3 choix s’offrent à vous :

  1. Exporter vos données en fichier CSV ou Excel et les analyser directement dans une feuille de calcul.
  2. Utiliser les API REST Jira pour importer les données Jira dans un outil externe de création de rapports.
  3. Utiliser une application de création de rapports compatible avec Jira, disponible sur la Marketplace Atlassian.

 

1. Visualisation dans une feuille de calculs

Nous connaissons tous les feuilles de calculs, cette solution semble donc évidente. Les feuilles de calculs sont idéales pour des visualisations rapides de données simples. Cependant, elles ne fonctionneront pas si vous avez un nombre trop important de données, des mises à jour régulières de données ou si vous avez besoin de les partager efficacement.

  • Les feuilles de calcul ont un espace limité, sinon quoi les fichiers trop lourds sont lents.
  • Le partage de fichier nécessite l’envoi d’un mail. De plus, les modifications ne sont pas mises à jour automatiquement sur le fichier.
  • Vous allez avoir plusieurs versions d’un même fichier avec des données différentes.
  • La consolidation, le filtrage et la normalisation des données prennent du temps.
  • Les feuilles de calculs sont sujettes à des erreurs à cause de la manipulation des données.
  • Créer des rapports récurrents pour des données de même type est chronophage.
  • La visualisation des données n’est pas standardisée, amenant de l’incompréhension et de la confusion.
  • Les données vieillissent ; vous devrez donc tout recommencer depuis le début lorsque de nouvelles données arriveront.

2. Utiliser un outil externe pour l’analyse de données

Jira offre à ses utilisateurs une interface d’API REST qui permet l’exportation de données depuis Jira vers un outil externe d’analyse et de visualisation de données.

Cette option est similaire à celle citée précédemment, mais avec quelques bénéfices en plus :

  • Les mises à jour de données peuvent être automatisées.
  • Les rapports ne sont créés qu’une seule fois
  • La visualisation est standardisée.
  • Moins de manipulations de données donc moins d’erreurs.

Cependant, l’utilisation des API REST amène quelques défis supplémentaires :

  • Les mesures et dimensions désirées doivent être définies manuellement. Les données de Jira ont une structure complexe. La création et la mise à jour de schémas d’importation de données peuvent être tout aussi complexes et demandent beaucoup de temps.
  • Les mises à jour impliquent une réimportation complète des données (qui peut durer plusieurs heures, voire plusieurs jours). Les réimportations de données demandent beaucoup de ressources de la base de données Jira et peut entraîner une perte de performance de l’outil.
  • Les champs personnalisés ne sont pas tous pris en compte par les API REST.
  • Beaucoup d’outils externes de visualisation ont besoin d’une application pour fonctionner. Ils ne sont pas tous accessibles via le Cloud ou via votre navigateur.
  • Beaucoup d’outils externes de visualisation utilisent des schémas de relations classiques avec les bases de données. Les données ne peuvent pas être explorées en temps réel, ce qui entraîne un chargement plus long des rapports.
  • Il est impossible d’intégrer les rapports en gadgets sur le tableau de bord Jira ou les pages Confluence.

3. Les apps de création de rapport intégrées à Jira

Les apps disponibles sur la Marketplace Atlassian s’intègrent directement dans Jira et supportent nativement les données de Jira. Beaucoup d’exemples et de modèles de rapports sont prêts-à-l ‘emploi et disponibles immédiatement. Beaucoup de ces apps sont populaires sur la Marketplace. Et comme tout outil elles ont des points forts et des points faibles.

Jetons un œil aux trois des plus connues :

  • Arsenale Dataplane
  • All-In-One Reports for Jira
  • EazyBI for Jira

Arsenale Dataplane

Arsenale Dataplane offre un large choix de rapports personnalisables et prêt-à-l ‘emploi. Les utilisateurs ont ainsi de nombreuses options de configuration. L’outil est très simple d’utilisation, avec plus d’options et plus flexible que les fonctionnalités basiques de création de rapports de Jira. Les rapports sont toujours à jour grâce à une synchronisation avec Jira.

Les principaux inconvénients :

  • Les rapports et les options de configuration sont prédéfinis et limités.
  • Arsenale Dataplane ne propose pas de calculs personnalisés.
  • L’outil se connecte directement à la base de données Jira, mais la base de données Jira est conçue pour stocker ; elle n’est pas optimisée pour l’extraction et l’agrégation rapide des données. La génération de rapports volumineux pourrait nuit aux performances de Jira.
  • Les importations de données externes depuis des documents, du SQL, ou d’autres sources de données est impossible.

All-In-One Reports for Jira

All-In-One Reports for Jira est plus flexible qu’Arsenale Dataplane. Cette app respecte les mesures et dimensions de Jira tout en garantissant des rapports personnalisables. Néanmoins, elle comporte quelques limites :

Les principaux inconvénients :

  • Une interface utilisateur plus complexe. La création de rapport requiert des connaissances sur les Tableaux Croisés Dynamiques, les mesures et les dimensions.
  • Les rapports avec dimensions imbriquées ne sont disponibles que dans les graphiques Matrix.  Tous les autres types de rapports ne supportent que les dimensions uniques par ligne et par colonne.
  • Impossible de changer d’une vue à l’autre lorsqu’un rapport est créé. Pour utiliser une dimension différente, il faut créer un nouveau rapport.
  • Impossible de faire des calculs personnalisés.
  • Impossible d’importer des données externes.

EazyBI for Jira

EazyBI for Jira a été créé avec un objectif précis : être un outil de visualisation et d’analyse de données. C’est ce qui en fait un outil extrêmement flexible et personnalisable. Vous pouvez créer de nombreux types de rapports et de tableaux de bord inter-projets avec des indicateurs de performances clés (ROI). Vous pouvez également créer des rapports d’avancement de projet pour connaitre exactement qui travaille sur quoi, quand, où et pourquoi ?

EazyBI supporte les champs standards et personnalisés de Jira, ainsi que les données d’apps externes de gestion des tests, de gestion de temps et de gestion d’actifs. Vous pouvez ajouter et fusionner des données de sources externes comme les bases de données SQL, REST, API, CSV et les feuilles de calculs Excel, ou autre.

Les utilisateurs d’EazyBI peuvent créer un nombre illimité de rapports et de calculs personnalisés grâce à l’éditeur intégré de l’app.

Principaux inconvénients :

  • EazyBI stocke les données Jira dans une base de données séparée. Ce choix a été fait pour des raisons d’optimisation de vitesse de la base de données pour garantir des extractions de données plus rapides et une exploration des données en temps réel.
  • L’importation de données classiques est très simple : cependant la configuration plus avancée d’importation de données peut s’avérer complexe.
  • L’interface de création de rapport est plutôt simple, mais il faut avoir des connaissances en tableaux croisés dynamiques, connaître les dimensions et les mesures.
  • La personnalisation des calculs requiert des connaissances en MDX (MultiDimensionaleXpressions).
  • Les rapports comportant beaucoup de données et de calculs personnalisés peuvent prendre du temps à s’exécuter. Si EazyBI fonctionne au sein même de Jira et de ses processus cela impactera les performances de ce dernier. Pour réduire ce problème, EazyBI peut être exécuté comme un processus enfant séparé.

Un rapport vaut mille mots

Le cerveau humain assimile plus rapidement les images que les mots, par conséquent le corps humain réagit plus vite à ces stimuli. Pourquoi ne pas profiter cette faculté pour transmettre des informations significatives et utiles parlant de la performance de votre équipe, de votre projet ou de votre entreprise ?

Voici quelques exemples de rapports que vous pouvez créer à l’aide d’EazyBI :

Rapport sur les Demandes Créées comparées aux Demandes Résolues

Ce rapport offre une vue simple du nombre de demandes créées et combien d’entre elles ont été résolues sur une période donnée (jour, semaine, mois, trimestre, ou année). Le rapport montre également le nombre de demandes ouvertes et combien de temps en moyenne il a fallu pour résoudre chacune d’entre elles.

Vous pouvez avoir des données similaires directement avec Jira, mais elles ne seront pas regroupées sur le même graphique. Il vous faudrait 2 voire 3 graphiques par projet pour tout représenter.

Avec EazyBI, vous avez accès à la totalité des données collectées dans Jira. Vous pouvez les filtrer par projet, par type de ticket, par priorité, par responsable ou par n’importe quelle autre dimension disponible ou combinaison possible.

https://eazybi.com/accounts/1000/cubes/Issues/reports/42786-created-vs-resolved-issues

Les estimations de Story Points par sprint

C’est un rapport agile très utile. « Le rapport d' »Estimation de Story Point » met en lumière les exactitudes de planification et les performances de l’équipe par sprint. Le modèle du rapport est disponible pour les utilisateurs d’EazyBI ; cependant, ce rapport demande des calculs personnalisés et la visualisation des données peut être complexe.

Chaque itération est séparée en deux colonnes côte à côte. Elles représentent le découpage des story points dans le sprint. Ce sont comme des bilans d’entrées et de sorties pour chaque sprint.

  • La colonne gauche de l’itération rassemble les story points initialement planifiés, changés ou ajoutés. Ce sont tous les story points qui ont été ajoutés au sprint.
  • La colonne de droite montre le nombre de story points complétés ou non, et ceux qui ont été retirés. Cela permet de visualiser combien de story points ont été réalisés après chaque sprint.
  • La ligne de vitesse d’exécution concerne les cinq derniers sprints. Elle montre le taux de de complétion moyen ; il vous permettra d’ajuster le planning de vos futurs sprints.

https://eazybi.com/accounts/1000/cubes/Issues/reports/168153-story-points-balance-by-sprints

Rapport d’amélioration continue

Le rapport d’amélioration continue permet aux utilisateurs Jira de créer des hiérarchies, puis d’utiliser les données dans des rapports. Par exemple, vous pouvez créer une chronologie avec les dates de sprints et ensuite comparer le nombre d’heures qu’il a fallu pour les réaliser au nombre d’heures estimées au début du projet. Le rapport vous montrera la ligne de « burn-up » idéale ainsi que la ligne actuelle de prédiction du programme.

Ces rapports peuvent être créés grâce à différents types de données comme le suivi de temps, les story points, etc.

https://eazybi.com/accounts/1000/cubes/Issues/reports/67366-version-report

L’historique des statuts des demandes non résolues

Le rapport sur les statuts des demandes non résolues vous donne deux renseignements majeurs sur votre projet :

  1. Le nombre de demandes non résolues et sa tendance : générez-vous plus de demandes que vous n’en résolvez ?
  2. Combien de demandes non résolues avez-vous en attente à chaque étape de transition ?

Comme vous pouvez le remarquer sur l’exemple ci-dessus, peu importe la période, la majorité des demandes sont nouvelles (« Ouvert »). Le reste des demandes est à une étape dite de « Triage ».

Grâce à ces informations, vous pouvez vous concentrer sur certains statuts où les problèmes semblent durer plus longtemps, et voir ainsi si le workflow peut être amélioré.

Il faut noter que ces rapports sont interactifs. Vous pouvez creuser un peu plus dans les détails ou explorer les différentes dimensions. Vos données n’auront plus aucun secret pour vous et vous identifierez chaque information stratégique qui se cache derrière elles.

https://eazybi.com/accounts/1000/cubes/Issues/reports/50046-history-of-unresolved-issue-statuses

Rapport sur l’exécution des tests versus les anomalies repérées

Ce rapport sur la performance d’exécution des tests donne une vision très claire de vos activités de tests. Celle-ci inclut les tests créés, exécutés et dans lesquels une anomalie a été détectée. Utilisez ces informations pour valider vos résultats de tests et identifier les défauts de votre logiciel.

Gestion des actifs (assets) avec Insight

Insight est un puissant outil de gestion d’actifs disponible sur la Marketplace Atlassian. Avec Insight, vous pouvez gérer n’importe quel actif, qu’il s’agisse de matériel informatique, de logiciels, d’employés… et de beaucoup d’autres.

Vous pouvez analyser et visualiser vos données Insight grâce à EazyBI. Par exemple, vous pouvez créer un rapport sur vos actifs et objets répertoriés dans Insight. Ce rapport vous montre un objet (téléphone, ordinateur, moniteur), son propriétaire, sa date d’achat, date d’expiration de la garantie, et l’état actuel de l’actif. Vous pouvez aussi calculer le coût des actifs par propriétaire, par département ou par type d’actif.

Tous ces exemples de rapport ne sont qu’une infime partie des possibilités offertes par EazyBI. Il y a encore beaucoup de choses à découvrir ! Vous pouvez retrouver des exemples de rapports Jira Software ou de rapports Jira Service Desk en vous rendant sur le site EazyBI.