Retour vers le futur

Depuis quelques temps, les outils orientés gestion de projet étaient dans état catatonique. La sélection de l’arme de choix dans la bataille pour la victoire de gestion de projet ne laissait que très peu, voire aucune option. Souvent, l’outil de gestion de projet est une application web très légère qui ne permet pas de faire un suivi détaillé. Et puis les applications ont souvent un trop plein de fonctionnalités, dont de nombreuses totalement inutiles pour votre gestion de projet quotidienne. Voilà autant d’entraves à votre productivité.

La suite d’outils Atlassian, en pleine expansion, a développé une nouvelle façon de gérer à la fois les projets simples et complexes, mais aussi les programmes et portefeuilles. Cela offre une bouffée d’oxygène aux gestionnaires de projet orientés prestation de services ou produits, qui peuvent combiner les outils Atlassian ainsi que des add-ons pour gérer, surveiller et faire des rapports sur divers projets au sein de leur organisation en toute simplicité.

Chez Valiantys, nous utilisons JIRA Software pour nos projets. Nous gérons des projets de services, que ce soit du conseil, de la formation mais aussi de la configuration ou des migrations. L’organisation de cette grande variété de projets peut paraître longue et fastidieuse, mais devient extrêmement aisée grâce aux fonctionnalités flexibles et intuitives proposées par JIRA.

Voyons cela de plus près, JIRA pour les équipes de gestion de projet …

Votre type de projet dans JIRA

Ici, à Valiantys, nos projets de prestations de services sont contenus dans leur propre type de projet JIRA, ce qui leur permet d’être facilement reconnaissables parmi plusieurs autres types de projets au sein de l’organisation. Souvent, plusieurs départements sont impliqués dans les différentes étapes de la prestation de services. JIRA a la capacité de relier différents types de projets, créant un historique numérique pour conserver les origines de tout projet particulier. Cela offre un accès facile et de la flexibilité pour tracer tout projet de prestation de services depuis la commande ou la réception du cahier des charges qui contient les détails de ce qui a été vendu au client.

Nos projets sont créés comme des demandes dans JIRA, permettant au responsable et son équipe de bénéficier de nombreuses fonctionnalités qui améliorent leur productivité.

Les projets auront des demandes

Les projets peuvent être traités dans l’environnement JIRA comme des demandes. Ces « demandes » auront un seul responsable, très probablement le chef de projet. La demande peut être considérée comme la vue d’ensemble du projet ainsi que le lieu principal pour les mises à jour et les tâches de suivi. Ces demandes/projets dans JIRA auront un identifiant unique très visible, vous donne la possibilité de :

• Relier facilement des projets à d’autres projets connexes
• Rechercher des projets par ID (en particulier lorsque les noms de projet deviennent répétitifs)
• Distinguer facilement les types de projets
• Déterminer rapidement depuis combien de temps un projet a été créé

De plus, une page de vue d’ensemble du projet peut être affichée par tout utilisateur de l’environnement JIRA, et ils peuvent également recevoir des mises à jour. Il n’y a plus besoin de chasser les collaborateurs pour une mise à jour sur un projet, vous serez informé dès qu’il y aura des modifications. Gérer plusieurs projets ou même des programmes devient possible grâce à l’utilisation de tableaux de bord.

Les demandes/projets peuvent être regroupés en fonction de critères donnés, puis affichés dans un tableau de bord qui est actualisé toutes les 15 minutes.

Reprise des tâches du projet pour les sous-tâches JIRA

Les sous-tâches JIRA peuvent être étiquetées et réutilisées comme les tâches du projet. Les sous-tâches sont alors liées à votre demande JIRA (projet) ou à d’autres demandes JIRA si la sous-tâche impacte plusieurs projets. Ces sous-tâches peuvent être assignées à une personne et permettent donc de rationaliser le processus d’information au responsable de ce travail, à savoir quel travail est nécessaire et quand il doit être complété.

Les commentaires sont disponibles au niveau des demandes et des sous-tâches. Ils permettent de réduire les contacts par e-mail, et ainsi de concentrer l’information dans la demande elle même. Le chef de projet a donc un seul outil pour suivre les développements relatifs à une sous-tâche.

Essayez BigPicture

L’add-on BigPicture devient un atout puissant pour les chefs de projets qui ont besoin de créer des diagrammes de Gantt, ainsi que des tâches inter-projets.

Les caractéristiques incluent :

• Affichages personnalisés
• Export Excel
• Structure de répartition du travail
• Dépendances
• Recherche
• Interface utilisateur intuitive

En quelques clics, votre liste de sous-tâches associées à votre projet dans JIRA, ainsi que les étapes du projet (milestones) peuvent être représentée visuellement sur une ligne de temps. Cet add-on JIRA inclut des fonctionnalités intuitives qui peuvent soulager les frustrations lors de la construction d’un diagramme de Gantt complexe, tout en gardant les ressources informées du travail à réaliser. Les modifications apportées au diagramme de Gantt au sein de cet add-on sont immédiatement répercutées dans la sous-tâche JIRA associée. Cela réduit le besoin de «republier» votre plan. Il existe également des fonctionnalités d’exportation vers Excel, Microsoft Project et au format pdf pour les rapports d’état.

Ressources dans Tempo Planner

Enfin, le planificateur de l’add-on Tempo est un moyen efficace d’affecter des ressources à vos projets. Comme mentionné précédemment, les projets se voient attribuer un identifiant unique très simple qui est affiché chaque fois que le projet est référencé au sein de JIRA, des add-ons JIRA ou d’autres outils intégrés tels que Confluence.

En tant que tel, cet add-on vous procure un outil visuel dans lequel vous pouvez assigner des projets ou des tâches aux ressources de votre organisation. Les ressources de JIRA voient la même représentation visuelle ce qui leur permet de visualiser d’un coup d’œil leurs tâches quotidiennes même s’ils travaillent sur différents projets assignés.

Le secret le mieux gardé de la gestion de projet

JIRA peut être utilisé comme un outil puissant pour tout gestionnaire de projet ou PMO cherchant une solution évolutive qui peut être utilisée dans de nombreux départements au sein d’une entreprise. JIRA, associé aux add-ons de la Marketplace Atlassian, forment une combinaison gagnante qui peut être appliquée à tout projet, programme ou portefeuille de toute taille. Chez Valiantys, JIRA est utilisé pour la gestion de projets, ce qui nous permet de rester efficace, concentré, détaillé mais assez léger pour nous adapter aux différents types de projets que nos équipes peuvent délivrer.

Comment JIRA aide-t-il les équipes projet ? Nous vous révélons comment chez Valiantys nous utilisons les outils Atlassian pour gérer nos projets.