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Comment Valiantys gère les paiements avec Jira


Publié par
Marjorie Ducere

17 juillet 2019

La gestion du paiement des fournisseurs peut être un véritable casse-tête. La facture a-t-elle été approuvée ? A-t-elle été réglée en temps et en heure ? L’entité de facturation est-elle correcte ?

Découvrez dans cet article comme l’équipe Finance de Valiantys utilise Jira pour mieux gérer et automatiser ses process.

Jira pour tous les services

De nombreuses entreprises utilisent Jira au-delà de son utilisation initiale pour la gestion des développements logiciels. L’outil est en effet flexible et peut digitaliser tout type de processus métier. Chez Valiantys il est naturel pour toutes les équipes d’utiliser Jira pour gérer leurs workflows, y compris le département financier. Ce département a reçu des milliers de factures en 2018 provenant du monde entier ! Et il essentiel que chaque facture reçoive toute l’attention qu’elle mérite. Mais cela nécessite une très bonne organisation.

Notre workflow Jira

Chaque facture envoyée par les fournisseurs est créée sous la forme d’un ticket Jira dans le cadre du Processus d’Autorisation de Paiement (PAP). La création du ticket peut s’opérer automatiquement lorsque les fournisseurs envoient un e-mail à une adresse électronique spécifique. Il est possible d’ajouter des notes dans le ticket afin de clarifier tous les détails concernant le paiement. La facture suit ensuite un workflow bien précis :

Une fois que la comptable a vérifié que toutes les informations nécessaires figuraient bien dans le ticket (date d’échéance, montant vérifié, etc.), elle peut l’envoyer au responsable budgétaire concerné pour approbation, en faisant passer le statut du workflow à « Posted in accounting ». Cela déclenche l’envoi automatique d’un e-mail à la personne devant approuver le paiement.

Une autorisation en deux étapes peut être mise en place. La procédure peut alors inclure la personne directement concernée par le service et le responsable qui supervise les opérations au niveau international. Une fois la facture approuvée, le ticket prend le statut « Awaiting payment » jusqu’à ce que l’équipe Finance puisse traiter le règlement. Une fois la facture payée, le ticket est clôturé par la comptable.

Les bénéfices apportés par Jira à notre équipe Finance

Suivi

Cela permet de savoir exactement à quelle étape se trouve chaque facture dans le workflow. Si une facture est rejetée, une note peut être ajoutée dans le ticket pour expliquer la raison. Cela facilite le suivi, car toute l’équipe comptable est au courant de la situation et peut communiquer les décisions ou demander des informations complémentaires au fournisseur.

Priorisation

L’un des principaux atouts de Jira est qu’une requête JQL peut facilement être utilisée pour créer un filtre sur certains tickets. Valiantys filtre les tickets associés aux factures par date d’échéance, pour s’assurer que les factures qui arrivent bientôt à échéance soient traitées en premier. Le filtre de Valiantys examine les factures à payer dans la semaine, ce qui donne à l’équipe une bonne visibilité sur leurs priorités. Grâce aux filtres, chaque profil de l’équipe peut facilement identifier ses priorités et les managers disposer d’une vue globale.

 

 

Il est ainsi plus facile de détecter les factures en souffrance. Si la date d’échéance est dépassée, l’équipe est alertée par email et peut assurer un suivi en urgence auprès des approbateurs de la facture et des fournisseurs.

Gestion de la criticité

Valiantys dispose d’un autre filtre pour les tickets critiques qui doivent être payés pour le maintien des fonctions stratégiques. Par exemple, si une facture concernant la connexion Wi-Fi est enregistrée, ce ticket est marqué comme prioritaire par rapport à d’autres tickets moins critiques.

Respect des délais

Avec l’expansion de Valiantys sur 13 sites différents, Jira permet de centraliser les paiements au siège à Toulouse (France). De nombreuses parties prenantes sont concernées par l’approbation des factures dans le monde entier, si bien que sans le système PAP formalisé et intégré dans Jira, les paiements importants pourraient aisément passer à travers les mailles du filet et engendrer des urgences au quotidien.

Visibilité

Les comptables utilisent un tableau Kanban, ce qui leur permet de gérer le statut de chaque facture et de procéder à un filtrage par pays. Si les comptables peuvent gérer ainsi leurs tâches quotidiennes, les directeurs généraux de chaque pays peuvent quant à eux avoir une bonne vue d’ensemble de toutes les factures à n’importe quel moment.

 

 

Vous souhaitez vous aussi faciliter et dématérialiser les processus de vos équipes opérationnelles ? Contactez Valiantys pour discuter de la configuration du workflow Jira le plus adapté à votre équipe.