Chez Valiantys, nous avons 5 valeurs fondamentales qui régissent notre manière de travailler. “Talk Straight” est l’une d’entre elles.
Respecter ces valeurs demande de s’investir personnellement. Pour passer de la théorie à la pratique, il s’agit de faire des retours constructifs et francs. Plus facile à dire qu’à faire, surtout lorsque, comme moi, vous n’y aller par quatre chemins lorsque vous dites les choses.
Même avec les meilleures intentions du monde, une remarque formulée maladroitement fera plus de mal que de bien .
Se préparer mentalement à faire des commentaires à ses collègues
Comment faire lorsque on est pas à l’aise pour donner son avis à un(e) collègue ?
Tout d’abord, il faut vous demander quel est le but de votre échange. Souhaitez-vous obtenir quelque chose, partager une information, développer les ventes, former quelqu’un, encourager ou améliorer les performances d’un collègue ?
Pensez au type de commentaire que vous souhaitez faire tout en gardant en tête le but de cette intervention. Le message final sera impacté par des facteurs tels que les émotions, le ton, le langage corporel et l’expression faciale (ou au contraire, par le manque cruel de sentiments lorsque les commentaires sont formulés en ligne comme sur Jira ou Confluence). Il y a des centaines de façon de donner son avis, et nous allons vous montrer quelques techniques simples tout au long de cet article. Nous pensons qu’il est important de rester soi-même tout en gardant à l’esprit le ressenti de l’autre.
Pour finir sur ce point, il faut aussi vous demander quel type de retours vous aimeriez vous-même recevoir. Certaines personnes franches préfèrent des commentaires directs, autrement dit vous pouvez leur parler “sans prendre de gants”. Mais ce n’est pas le cas de tout le monde. D’autres demanderont plus de diplomatie et d’empathie. Nous avons tendance à faire des commentaires qui correspondent à la façon dont nous aimerions les recevoir, et donc en oubliant d’adapter notre discours à la personnalité du collègue. Ce n’est pas chose aisée car personne n’a tatoué sur son front, le mode d’emploi qui indique comment lui faire des commentaires (si vous essayez cette méthode, dites-nous si elle fonctionne !). La solution est de se mettre dans la peau de l’autre.
Le “Push and Pull” : les différentes façons de faire des retours au travail
Voici une petite recette qui vous permettra d’améliorer vos commentaires entre collègues.
Les retours “Push”
Vous pouvez faire part de votre avis pour aider quelqu’un à s’améliorer. Cela peut être le cas avec un client qui ne sait pas exactement ce qu’il veut dans son projet, un collègue qui a besoin d’aide afin d’améliorer sa présentation ou pour préparer son évaluation annuelle. Dans ce contexte, vous êtes porteur de solution, vous pouvez :
- Etre un guide
- Faire des suggestions
- Donner des conseils
- Former la personne
- Parler de votre expérience
Cela s’appelle le “Push feedback”, car vous donnez votre opinion, vos idées, vos suggestions et/ou façon de penser à quelqu’un. Vous indiquez des chemins possibles de solution afin d’aider la personne à résoudre son problème, car sa situation est trop complexe pour qu’elle puisse la résoudre seule.
Il faut s’assurer que ce sentiment fait écho à un vrai problème et à un réel besoin de la part de votre interlocuteur et qu’il ne s’agit pas d’une simple intuition. J’aime partager mes idées et mes opinions, mais parfois il vaut mieux garder une certaine réserve car certaines personnes cherchent juste une oreille attentive pour partager leurs idées ou leurs soucis.
Si vous ne savez quelle aide apportée, vous pouvez toujours demander directement à la personne concernée ce qu’elle attend de vous dans cet échange.
Les retours “Pull”
Parfois, donner la solution directement n’est pas une bonne idée. Il vaut mieux aider la personne à comprendre par elle-même ce qu’elle peut faire pour s’améliorer. Cela peut s’avérer utile avec quelqu’un qui ne sait pas comment établir des priorités, ou lorsque une personne fait une erreur sans se rendre compte des conséquences. La bonne méthode est d’aider votre collègue à arriver lui/elle-même à la solution.
Pour l’accompagner dans sa réflexion, vous pouvez :
- Ecouter pour comprendre sans pour autant donner la réponse
- Vous mettre à sa place
- Reformuler ses besoins
- Synthétiser
- Poser des questions ouvertes comme ” Peux-tu m’en dire d’avantage ? Que penses-tu de cela ? Pourquoi penses-tu ceci ? Qu’est-ce qui te bloque ou pourquoi as-tu fait ce choix ?”
Cette méthode s’appelle le “Pull Feedback”. Ici, vos opinions, idées et autres types de suggestions sont mises de côté. Enfilez votre casquette de coach et aidez votre collègue à trouver des solutions par lui-même grâce au dialogue. Certaines personnes le font naturellement, pour d’autres cela demande un peu plus de pratique. Cette méthode vient de la maïeutique de Socrate ; Maïeutique, du grec ” maieutikos”, signifiant “art de l’accouchement”. En utilisant un “Pull feedback”, on interroge une personne afin qu’elle trouve les réponses de son propre-chef, autrement dit, on l’aide à “accoucher” de ses idées comme une sage-femme intellectuelle. C’est un bon moyen de renforcer l’estime de soi car en général ils finissent par trouver les solutions par eux-même.
Les questions à se poser lorsque l’on donne ou que l’on reçoit un commentaire
Et là vous vous demandez ” Mais Charlotte, cet article est censé nous aider à mieux accepter les commentaires de nos collègues !” Bonne nouvelle – si vous savez comment faire de bons retours, vous serez plus enclin à les recevoir (même les commentaires les plus douloureux). La clé se trouve dans l’empathie ; être capable d’accepter un commentaire direct ne veut pas forcément dire que vous agirez aussi durement lorsque vous ferez des retours à un collègue. Pareil, si quelqu’un vous dit quelque chose qui vous chagrine, vous aurez la capacité de vous dire que cette personne n’est pas télépathe et qu’elle ne connait pas votre manière de penser. Posez-vous les questions suivantes : “Suis-je capable d’accepter un retour négatif ? Suis-je capable de chercher un retour pour mieux comprendre les points à améliorer ?”
Il est possible d’atteindre un tel niveau d’empathie dans son entreprise, tant que les retours entre collègues sont constructifs et faits de manière régulière. Cette culture de la rétroaction est basée sur 3 questions fondamentales :
- “Qu’est-ce qui a bien marché?” Commencez par ce qui est positif dans la situation ou dans la solution, pour créer une atmosphère paisible et un environnement de confiance. La partie la plus compliquée à garder en tête est de rester spécifique dans le positif. La plupart du temps on félicite le travail accompli sans en expliquer les raisons. Essayez d’aller plus loin dans votre analyse du positif, en vous posant des questions telles que: “Pourquoi c’était bien ? Pourquoi je suis content(e) du résultat ? En quoi la personne a-t-elle été efficace ?”
- “Qu’est-ce qui aurait pu être mieux ?” Il faut apprendre de ses erreurs, mais mieux vaut se focaliser sur la situation que l’individu. Les gens le prendront moins personnellement. En général, on a tendance à utiliser le même type de phrase comme “tu n’as pas fait ceci” ou “tu aurais du faire comme ça”. Pourquoi ne pas plutôt laisser la personne comprendre ce qu’elle aurait pu faire de mieux ? Ainsi vous pourrez partager votre opinion, ou mieux encore, poser des questions comme “Quel est ton avis sur le sujet ?” Vous pourrez encourager la personne à faire une introspection tout en gardant à l’esprit les points que vous souhaitez aborder ou éclaircir. En tant qu’être humain, nous mettons facilement le doigt là où ça fait mal, c’est assez compliqué de faire la même chose dans les situations positives. C’est pourquoi en évitant de “tirer à vu” dans vos commentaires et à maintenir un équilibre entre le positif et le négatif, vous garderez une vision franche tout en cultivant le droit d’apprendre de ses erreurs.
- “Comment faire différemment la prochaine fois ?” Un commentaire ne doit jamais laisser de trace négative, d’où le besoin de se poser cette dernière question sur les changements possibles à mettre en place. Le collègue à qui vous avez fait votre retour doit se sentir concerné par ce besoin de changement, ainsi le problème ne sera plus de savoir comment mettre en place ces changements mais de savoir s’il se sent capable d’améliorer la situation. A la fin d’une conversation nous voulons nous sentir plus fort, et ne pas finir déprimé ou inefficace. En posant cette question, vous permettez à votre collègue d’envisager des options auxquelles il n’aurait pas pensé seul. Vous pouvez même partager vos idées si le problème vous semble plus clair.
“Talk Straight” ne veut pas dire que les discussions soient sans émotions. Cela signifie qu’il faut être ouvert et transparent sans pour autant devenir quelqu’un d’autre – même si parfois nos conversations échouent, on ne baisse pas les bras et on recommence ! Notre culture du feedback permet d’avoir des discussions franches et ouvertes, c’est elle qui nous permet de dire les choses à nos collègues, à nos clients et à nos partenaires. Ce type d’échange est fait pour être consommé sans modération.
Vous partagez notre culture du feedback et souhaitez faire partie de l’équipe Valiantys ? Nous recherchons activement de nouveaux talents avec qui nous mettrons tout en oeuvre pour libérer leur potentiel. N’hésitez pas à consulter nos offres d’emploi, nous avons peut être un poste fait pour vous !
