Jira est un outil puissant et très personnalisable. Ce qui implique, côté administration, de la rigueur et de nombreuses connaissances. C’est pourquoi, il est plus que recommandé de confier son administration à équipe compétente qui sait paramétrer et maintenir une instance.
Dans cet article nous allons aborder 3 sujets primordiaux en matière de gestion de l’outil : les systèmes, la gestion des utilisateurs, et enfin la nomination des objets.
Créer des modèles de système
Les systèmes sont indispensables lors de l’administration d’une instance Jira. Ils sont en règle générale la plus grande source de confusion pour les néophytes de l’administration Jira.
Au début d’une instance, l’importance des systèmes n’a pas l’air réelle car les données manquent, mais une fois l’instance nourrie de plusieurs projets et de configurations différentes, ils deviennent absolument indispensables. Les systèmes interagissent entre les projets et leur bonne configuration permet aux managers et administrateurs d’apporter des modifications à un projet, sans en affecter un autre.
Jira a également simplifié les choses aux équipes qui maintiennent l’instance en offrant la possibilité de copier n’importe quel système. Il est donc possible de travailler principalement avec des modèles et de les adapter au fur et à mesure de vos projets. Une fonctionnalité qui fait gagner un temps considérable et permet d’éviter les erreurs.
Ces systèmes seront configurés en fonction des besoins de fonctionnalités citées ci-dessous :
- Flux de travail
- Types de demande
- Champs personnalisés
- Écrans
- Notifications
- Permissions
Prenons l’exemple des systèmes d’écrans :
Un système d’écrans de types de demandes peut contenir une infinité de systèmes d’écrans. Un système d’écrans peut contenir de 1 à 4 écrans. Et l’on peut définir ce que l’on souhaite afficher lors de chaque transition d’écran.
On peut comprendre que cela puisse varier en fonction des projets. Il est donc essentiel d’en paramétrer un par projet, sauf cas particulier.
Optimiser la gestion des utilisateurs avec les rôles
Il y a deux notions très importantes à intégrer lorsque l’on parle de la gestion des utilisateurs Jira :
- Les groupes
- Les rôles
Il y a encore quelques années, uniquement les groupes existaient et non les rôles. Il faut tout d’abord retenir qu’un groupe contient des utilisateurs, et qu’un rôle peut contenir des utilisateurs et des groupes.
Il est recommandé de toujours privilégier les rôles aux groupes. Ils offrent en effet plus de possibilité de paramètrage et cette solution réduit le risque d’erreur dans la gestion de vos différents projets.
Prenons un cas concret avec 10 utilisateurs :
Partons ensuite sur un scénario à titre d’exemple : nous voulons que Luke Skywalker puisse assigner une demande.
On pourrait procéder de la manière suivante.
- Créer un système de permission :
- Paramétrer le système avec un unique utilisateur :
- Changer le système de permission pour le projet voulu :
Mais nous pouvons arriver au même résultat en utilisant les groupes, pour travailler de manière plus propre. Dans ce cas, nous devrions procéder de la manière suivante.
- Définir un nouveau groupe :
- Ajouter Luke Skywalker au groupe « Blog Example » :
Créer un nouveau système de permissions :
- Ajouter le groupe au système de permission :
- Changer le système de permission pour le projet voulu :
On pourrait aussi réaliser la même chose avec les rôles. Voire même, aller plus loin.
- Créer un nouveau rôle :
- Ajouter les utilisateurs et les groupes voulus (avantage des rôles) :
Créer un système de permissions :
- Ajouter le rôle au système de permission :
- Changer le système de permission pour le projet voulu :
Comme on peut le constater dans cet exemple, il y a plusieurs façons de faire la même chose dans Jira. Mais toutes ne permettent pas d’optimiser l’administration quotidienne. Certaines permettent en effet une gestion de l’instance plus propre et plus facile à maintenir.
Un bon administrateur est donc indispensable à la bonne marche d’une instance Jira !
Adopter une nomenclature rigoureuse & harmonisée
Une dernière notion primordiale qui peut rendre une instance très confuse si elle n’est pas respectée : le nom attribué aux objets.
En effet, cette nomenclature doit permettre de retrouver facilement le paramétrage rattaché au projet, afin de faciliter la maintenance. Cette nomenclature doit également être documentée dans l’idéal dans Confluence afin que la règle fasse foi pour toutes les équipes et que la nomenclature soit uniformise dans toute l’instance.
Voici un exemple de nomenclature saine à respecter par tous les administrateurs (notamment les administrateurs projets) :
Voyons quelques exemples d’un projet qui respecte cette procédure de nommage :
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