Lors de nos projets de mise en oeuvre de la solution JIRA, nous intégrons toujours une composante formation et nous considérons cette activité comme majeure pour le succès d’un déploiement JIRA. Mais encore faut-il bien définir les besoins réels de formation et positionner ces formations au bon moment dans le plan projet.
Nous distinguons deux types de formations nécessaires, la formation pour les administrateurs fonctionnels et celle pour les utilisateurs. Découvrons ensemble les enjeux de ces formations.
La formation des administrateurs fonctionnels de JIRA
JIRA a la particularité d’être extrêmement paramétrable, c’est sa force mais cela peut aussi être considéré comme une faiblesse. Par ailleurs, JIRA est un outil dont l’ergonomie n’est plus à démontrer et pour lequel l’adhésion des utilisateurs est souvent très rapide, on démarre « petit » avec un ou deux workflows simples pour rapidement obtenir un paramétrage comprenant plusieurs dizaines de workflows plus ou moins complexes, un grand nombre de projets et plusieurs dizaines voire centaines de « custom field ». Dans un contexte d’évolution régulière de vos processus, si les concepts de JIRA ne sont pas bien intégrés ni les bonnes pratiques respectées, on peut rapidement obtenir une implémentation peu stable et très complexe à maintenir et à faire évoluer.
Par une meilleure connaissance de l’outil, une formation administration doit permettre à nos clients et nos experts en charge du déploiement JIRA de parler le même langage et de converger très rapidement vers le design idéal. On constate ainsi que les workshops de définition des workflows se déroulent dans de meilleures conditions, et que finalement, la mise en production de l’outil s’avère plus rapide.
Dans une formation JIRA Administration, il est ainsi important d’aborder en profondeur les concepts sous-jacents à JIRA, de parcourir et de pratiquer l’ensemble des possibilités de paramétrage de l’outil.
Nous recommandons très fortement de suivre ce type de formation au début d’un projet de déploiement JIRA avec au minimum la participation de représentants du métier et les personnes en charge du paramétrage.
La formation des utilisateurs JIRA
Chez Valiantys, la formation JIRA Utilisation a été conçue comme un pré-requis à la formation JIRA Administration pour les futurs administrateurs fonctionnels qui découvrent l’outil.
Pour les utilisateurs opérationnels, la solution JIRA étant très simple d’utilisation, nous recommandons plutôt l’organisation de workshops (2h maximum) de prise en main avec remise à chaque participant d’un mini guide d’utilisation. Ce workshop doit intégrer la découverte de l’outil associée à une présentation du ou des processus implémentés. La pratique de l’outil sera centrée sur la création, la modification et la recherche des demandes, la mise en place de filtre et la personnalisation des tableaux de bord. En terme de conduite du changement, on mettra en avant les atouts de JIRA par rapport à la solution précédemment utilisée.
Et pour allez plus loin …
Atlassian a conçu un workshop : JIRA in Enterprise. Ce workshop animé par Valiantys a pour objectif de permettre au manager ou aux administrateurs d’instances de grande envergure de mieux appréhender les bonnes pratiques de déploiement et d’administration et de mettre en place une véritable gouvernance de l’outil pour accompagner la croissance de JIRA dans l’entreprise.
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