Scroll Office : editez dans Confluence, publiez dans Word

Cet article est rédigé par ‘K15t Software’ : l’éditeur des add-ons ‘Scroll Content Management ‘ pour Confluence. Dans ce post, l’éditeur vous explique comment générer des documents Word avec un style professionnel à partir de votre contenu Confluence en utilisant leur add-on ‘Scroll Office’, disponible actuellement sur la marketplace Atlassian.

Aux origines de Scroll Office

Lorsque nous avons fondé ‘K15t Software’ en 2009, nous avions comme vision de développer des add-ons pour Confluence qui transformeraient cette magnifique plate-forme de collaboration en une source unique pour tous les contenus de l’entreprise. Nos add-ons permettent aux utilisateurs de Confluence de gérer le contenu (technique) de manière plus efficace, et de publier des documentations et autres contenus wiki dans leur format désiré.

Beaucoup d’utilisateurs utilisent le format Microsoft Word comme standard lorsqu’il s’agit d’éditer du contenu dans des documents et les partager ensuite entre les employés ou avec des clients et partenaires. Mais le phénomène se complexifie lorsqu’on se retrouve avec d’énormes documents avec une mise en forme confuse, une distribution par e-mail, et une gestion manuelle de changement (édition & versionning). Il est donc vital de gérer et de partager le contenu de manière centrale.

Notre add-on ‘Scroll Office’ permet aux organisations, grandes et petites d’utiliser Confluence pour gérer efficacement la connaissance de l’entreprise, la documentation, ou tout autre contenu comme des comptes rendus de réunion. Ils sont conscients du fait que le wiki d’entreprise est la plateforme idéale pour travailler en collaboratif : suivre les changements, passer en revue et améliorer continuellement le contenu. Mais comment exporter ce précieux contenu de Confluence?

‘Scroll Office’  permet aux utilisateurs de Confluence de collaborer sur le contenu dans le wiki, puis exporter une ou plusieurs pages vers des documents Word. Il produit nativement des documents Word 2007/2010 qui sont conformes aux lignes directrices de conception de l’entreprise et les exigences de documentation.

Creér des modèles ‘Scroll Office’ dans Microsoft Word

Créer des modèles pour ‘Scroll Office’ est un jeu d’enfants. Il suffit d’utiliser un document Word existant ou en créer un nouveau, et une fois que vous avez inséré les variables ‘placeholders’, il sera prêt à l’emploi. Ces variables ‘placeholders’ (le titre du document, le contenu de la page, les informations de version, Confluence espace logo, etc) sont automatiquement interprétées & remplacées par le contenu réel lorsque vous exporter votre contenu en utilisant Scroll Office.

Système d’exportation convivial

Scroll Office vous permet d’exporter le contenu Confluence en documents Word en cliquant sur Outils> Exporter vers Word. L’add on vous propose de nombreux paramètres d’exportation (quel modèle à utiliser, comment traiter le contenu, la gestion des lien, etc), que nous avons regroupés dans des schémas d’exportation – semblable aux Blueprints Confluence. Le choix d’un schéma d’exportation ne prend que quelques clics – et vous pouvez exporter les mêmes pages avec des paramètres différents à des fins diverses.

Generation de contenu avancé

Scroll office vous donne la possibilité d’utiliser presque toutes les fonctionnalités offertes par Word – tels que les pages couvertures et les pages statiques supplémentaires, en-têtes et pieds de page, et les tableaux. Vous pouvez utiliser au besoin des styles Word prédéfinis pour formater le contenu Confluence (par exemple : les listes et les styles de tableau). Vous pouvez même générer un index mot clé de votre contenu Confluence – une fonctionnalité fréquemment demandées par nos clients qui utilisent Scroll Office pour générer une documentation technique prête pour impression.

Autres besoins?

Peut-être que vous utilisez déjà l’un de nos Add-ons Scroll Versions ou Scroll Translations. Vous utilisez peut-être  aussi des workflows dans Confluence. Ne serait-il pas dommage de perdre la main sur le contenu (versions des pages) que vous avez exporté dans Word?

Comme tous les Scroll Exporters, Scroll Office est compatible avec tous les autres add-ons Scroll.Et il s’intègre d’ailleurs parfaitement aussi avec Ad Hoc Workflows, vous permettant de publier uniquement les pages Confluence qui sont dans le statut “Publié” : état final du workflow. Vous exportez ainsi la bonne version vers le document Word.

En complément, nous fournissons une API REST pour automatiser les exportations. En appelant une URL spécifique, vous pouvez obtenir automatiquement un document Word avec le contenu le plus récent de Confluence. Vous pouvez programmer cette opération dans votre maintenance quotidienne par exemple.

Selon nos clients et partenaires : nous avons réussi à créer un add-on génial qui va bien au-delà de la fonctionnalité d’exportation native de Confluence. Maintenant, à vous de créer du contenu dans Confluence, et de publier de magnifique documents Word.

Vous avez une question ou un avis sur Scroll Office? Nous sommes à votre écoute. Faites le nous savoir par email à info@k15t.com.