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Miser sur l’adoption de votre système ECM Confluence


Publié par
Elodie BARDAJI

13 février 2019

La vocation d’un outil ECM (Enterprise Content Management) est de pouvoir agréger les connaissances des différentes populations de votre entreprise. L’adhésion à cet outil est le principal enjeu pour garantir un partage des savoirs efficace et vertueux. Ce qui n’est pas le cas pour un outil de gestion de projet par exemple, qui peut être imposé par la hiérarchie car il suit le travail de chaque salarié. La connaissance, elle, n’est pas aussi facilement mesurable. Un responsable peut imposer la saisie de procédures connues, mais peut difficilement maitriser l’effort de capitalisation des connaissances faits par ses collaborateurs. Car chaque personne est l’unique sachant de ce qu’elle sait, en complétude.

Dans cet article nous allons vous aider à adapter l’apparence de Confluence à vos besoins, pour favoriser son adoption et donc le partage des connaissances.

Back to basics : qu’est-ce qu’un outil ECM ?

Un outil de Gestion de Contenus d’Entreprise ou d’Enterprise Content Management (ECM) est utilisé par de nombreuses entreprises pour digitaliser la connaissance. Cet outil a pour vocation d’héberger tous les contenus nécessaires à la productivité de l’entreprise : procédures, spécifications fonctionnelles, notes de réunion, rétrospective Agile, déroulé d’événements, calendrier d’une équipe, documents… Le système ECM les mettra à disposition des collaborateurs pertinents, permettra d’échanger des informations autour de ces contenus (commentaire, historique…), sauvegardera ces échanges et remplacera peu à peu les échanges par emails.

Confluence d’Atlassian est un des systèmes leaders sur le marché de l’ECM.C’est un gestionnaire de contenus web, collaboratifs ou encore à plus grande échelle, de contenus transactionnels. Si vous voulez approfondir le sujet de l’ECM, nous vous invitons à consulter l’article Atlassian expliquant la place et les déclinaisons d’un ECM.

Les grands concepts ECM de Confluence

Confluence organise du contenu à l’intérieur d’espaces. Ce contenu est ainsi toujours à jour, tracé, versionné et disponible directement sur Internet au travers de pages ou de billets de blog. Chaque espace organise son contenu dans une arborescence de pages dans laquelle les utilisateurs naviguent facilement selon leurs permissions d’accès. Les fichiers (PDF, Office…) peuvent être ajoutés aux pages très facilement et gérés finement, même si l’utilisation des fichiers réduit ostensiblement après plusieurs mois d’utilisation de Confluence.

Confluence propose un Tableau de bord permettant d’accéder à des flux d’activités, à ses espaces préférés, à son réseau…

L’adhésion, enjeu central d’un ECM

Les gestionnaires de contenu d’entreprise sont des outils auxquels les équipes IT adhèrent facilement, ce qui n’est pas forcément le cas selon l’apparence fournie par l’ECM, pour les équipes métier : Comptabilité, Ressources humaines, Qualité, Administration…

En ce qui concerne Confluence, ces salariés trouvent parfois l’outil « plat », « fade », peu coloré, l’identifie à un outil IT et sont au final frileux de l’utiliser. Ils sont parfois perdus au début dans l’organisation par espace et dans l’arborescence de pages. Un effort de compréhension et de prise en main est donc nécessaire. Mais cet effort est vécu comme une perte de temps et ces salariés s’excluent alors eux-mêmes de la dynamique apportée par l’ECM.

Adapter le style de Confluence pour séduire vos utilisateurs

Pour motiver l’utilisateur à partager sa connaissance, il faut que l’ECM soit simple, fournisse un environnement agréable et fluide, qu’il reflète l’organisation réelle de l’entreprise et qu’il puisse générer un sentiment d’évolution pour les utilisateurs les plus volontaires.

Afin de couvrir en totalité ces besoins, des apps (plugins) de la Marketplace Atlassian proposent de refondre l’apparence de Confluence pour augmenter son pouvoir d’adhésion.

Comparatif de 3 apps (plugins) Confluence

Refined Theme

Brikit Theme Press
Scroll Viewport
Objectif Ajout de couleurs et de catégories / sous-catégories pour organiser les espaces Fourniture d’un visuel web connu de la plupart des personnes permettant une navigation naturelle Diminue la pollution visuelle pour se concentrer quasi exclusivement sur le contenu
Mise en place Simple Complexe, mais sans nécessité de connaissances en développement web Compétences en développement web nécessaires
Structure Conserve la structure native de Confluence : fonctionnement suivant une arborescence de pages Très modulable (ajout de menus, déplacement de la recherche, macros dynamiques et visuelles)

Sensation de visiter des sites indépendants par espace

L’arborescence de pages native est abandonnée pour naviguer via des menus ou des icônes

Modulable, sans quitter l’objectif d’alléger le visuel au maximum

L’arborescence de pages native est abandonnée pour naviguer via des menus ou des icônes

Niveau de refonte de Confluence Conserve la vision IT de Confluence mais y ajoute de la couleur et de l’organisation qui simplifient largement l’utilisation Refond totalement Confluence Refond totalement Confluence
Fonctionnalité mise en avant Motive l’édition – le fonctionnement de l’édition est le même que celui natif de Confluence Edition plus complète, mais plus complexe à prendre en main Motive l’édition et la consultation, en allégeant au maximum l’apparence
Réutilisation des briques graphiques Le thème Refined Theme peut être associé à un ou plusieurs espaces Chaque élément peut avoir plusieurs styles graphiques différents et peuvent être mixés dans un espace. Deux espaces peuvent donc utiliser le même menu, mais une charte graphique différente. Le thème Scroll Viewport peut être associé à un ou plusieurs espaces

Les grandes fonctionnalités de Refined Theme

Refined Theme permet la création de thèmes graphiques changeant l’apparence du bandeau supérieur de Confluence et de l’espace. Les thèmes graphiques peuvent être appliqués différemment en fonction des espaces ou des types d’espace.

Cette app propose l’utilisation de catégories et sous-catégories sous forme de menus dans la barre horizontale native de Confluence, afin d’organiser les espaces qui sont nativement tous organisés sans hiérarchie dans un répertoire d’espaces.

L’app permet également de personnaliser le pied de page et de créer des modèles de page de page d’accueil d’espace.

L’app permet également de simuler plusieurs Confluence avec une fonctionnalité de sites. Ainsi, il est possible de dédier un site à une population, par cœur de métier par exemple. Chaque site est indépendant avec ses propres espaces et un tableau de bord différent. Les tableaux de bord deviennent paramétrables grâce à cette app également : l’administrateur central peut configurer le tableau de bord de la plateforme ou de chaque site, ou peut offrir la possibilité à chaque utilisateur de créer son propre tableau de bord.

Refined Theme met en avant la communication via un ou plusieurs blogs :

  • la mise en place possible d’un site de blogs a pour vocation de centraliser automatiquement tous les billets de blog créés sur les différents sites.

  • les billets de blog peuvent remonter automatiquement dans la catégorie qui leur a été associés.

D’autres fonctionnalités sont également disponibles avec cet app comme :

  • l’utilisation de variables prenant automatiquement la valeur de l’utilisateur connecté pour personnaliser des bannières
  • un rendu graphique additionnel sur les macros natives Confluence
  • la mise en place de rôles afin d’étoffer la notion de « Réseau » présente nativement dans Confluence

Les grandes fonctionnalités de Brikit Theme Press

Brikit Theme Press permet de créer des thèmes de façon très fine, via des outils de développement web fournis à l’administrateur Confluence. Ceci via une interface graphique pensée pour des utilisateurs sans connaissances en développement web.

Des menus et sous-menus peuvent être créés de façon libre et par espace.

L’organisation de la page ne se limite pas à un seul contenu. Des blocs indépendants pourront être disposés sur une même page. Le contenu de chaque bloc peut ensuite être modifié.

Afin de s’approcher au maximum d’un rendu web, Brikit Theme Press fournit de nombreuses macros graphiques comme des sliders d’images, des blocs graphiques permettant d’accéder à d’autres pages ou encore la surcharge graphique des macros natives de Confluence. Tout comme Refined Theme, cet app permet également de personnaliser le pied de page.

La philosophie de Brikit Theme Press est donc de prôner le respect d’une méthodologie de mise en place au sein de l’entreprise : définir l’apparence souhaitée de Confluence, former les personnes en charge de l’élaboration de ces nouvelles briques graphiques et les personnes chargées de les utiliser, organiser les contenus selon toutes les possibilités fournies par le produit et enfin utiliser un produit uniformisé dans lequel les utilisateurs navigueront naturellement. Les capacités de Brikit Theme Press sont très larges. Chaque bloc, chaque espace, chaque menu, chaque lien peut être défini de plusieurs façons. Il est donc facilement possible de générer une application Confluence non unifiée. C’est pourquoi, l’app Brikit Theme Press doit être maîtrisée avant tout lancement et il ne faut pas négliger la phase d’apprentissage.

Les grandes fonctionnalités de Scroll Viewport

Scroll Viewport conserve la vue native de modification d’une page proposée par Confluence, permettant aux utilisateurs habitués à l’utilisation de Confluence natif de ne pas être déstabilisés lorsqu’ils souhaitent contribuer aux pages. Cependant, lorsque la page est publiée, elle sera visible de façon plus épurée en fonction du thème qui a été associé à l’espace. Le thème prend totalement le pas sur tout ce qui est en dehors de l’espace, comme le menu horizontal, la recherche, la navigation entre les espaces ou encore la création de page à partir d’une page blanche ou d’un modèle.

L’administrateur peut donc créer autant de thèmes qu’il le souhaite en développant via un éditeur web intégré à Confluence et doit penser à y intégrer les fonctionnalités natives de Confluence, comme la recherche ou le passage dans un autre espace.

Nécessitant du développement web pur, Scroll Viewport permet de personnaliser le pied de page et de mettre en place des menus.

Pour naviguer plus aisément entre les différents espaces, l’app propose également d’héberger chacun d’eux sur desURL différentes ayant pour racine l’URL de Confluence.

En mode édition, les utilisateurs auront accès à des macros graphiques, comme l’insertion de formulaires directement dans une page Confluence.

Choisir la meilleure app pour Confluence

Chaque app présentée dans cet article permet de fournir une application ECM avec Confluence d’Atlassian plus simple, ainsi qu’une logique d’utilisation qui séduit les populations ne travaillant pas dans l’IT. Leur différence réside principalement dans l’investissement nécessaire à leur utilisation et dans les compétences dont il faut disposer pour la mise en place de ces changements de look.

Si vous ne savez pas quelle app privilégier pour votre instance Confluence ou si vous souhaitez qu’on la mette en place pour vous, nous serions ravis de discuter de votre projet.