Cet article invité a été écrit par Jaime González-Capitel, Senior Content Strategist chez Deiser. L’article original est accessible en suivant ce lien.
Jira est un progiciel idéal pour la collaboration d’équipe. Cependant l’administrer peut s’avérer complexe, notamment lors du paramétrage des projets. Dans cet article, nous allons parler de trois limitations bien connues des administrateurs globaux et des administrateurs projet Jira. Nous verrons comment Profields, l’app de Deiser dédiée à faciliter la vie des administrateurs en proposant des champs personnalisés au niveau du projet, permet d’y remédier grâce à sa nouvelle fonctionnalité: Bulk Operations.
Changer le “Project Lead”: une option bien dissimulée
Le scénario :
Jack est un ingénieur système et responsable de l’administration de Jira au sein d’une société américaine de services financiers. Il décide ce qui est fait dans Jira, comment et par qui.
Jack travaille avec un groupe de douze admins. Ensemble, ils gèrent un wiki d’entreprise bien organisé sur Confluence où tous les processus sont documentés.
La machine est nettoyée, huilée et fonctionne parfaitement. A quelques exceptions : avec une rotation croissante dans les rôles techniques, les admins savent que n’importe quel chef projet est susceptible de quitter l’entreprise dans les 18 à 24 mois à venir. Malgré tous leurs efforts, il n’y a pas de méthode miracle pour les remplacer en tant que “Project Lead” dans tous les projets Jira où ils ont ce rôle. Le travail manuel reste la seule solution, et cela peut prendre jusqu’à quatre heures tous les 200 projets.
Le problème :
Chaque opération est pénible car elle requiert 5 étapes, nécessite de jongler entre les onglets et de parcourir de longues pages. Le faire 200 fois d’affilée est un cauchemar pour les admins!
La solution :
Après avoir acheté Profields, cela prend une minute de remplacer globalement dans tous les projets un chef projet en utilisant les fonctionnalités de Bulk Operations. Voici comment faire:
Premièrement, cherchez le chef projet dans le navigateur projet ; puis assignez un nouveau responsable projet.
Le nouveau processus est documenté dans le wiki de l’entreprise ce qui rend Jack et ses 12 admins vraiment satisfaits.
Administrer des rôles d’utilisateurs: quand la complexité devient exponentielle
Le scénario :
Marcus est Scrum Master au sein d’une équipe de 8 personnes travaillant sur divers projets Jira. Du fait que l’équipe soit multifonctionnelle, les membres de l’équipe endossent des rôles différents d’un sprint à l’autre. Ces rôles sont définis dans Jira et Marcus a besoin de les mettre à jour chaque fois qu’un nouveau sprint commence étant donné qu’il est “Project Lead”.
Le problème :
Créer des rôles et ajouter des utilisateurs sur des rôles existants est effectué sur la base d’un projet. Ceci est plutôt plaisant pour les admins projets mais cela signifie aussi que la tâche peut rapidement prendre de l’ampleur. Le nombre d’actions à effectuer augmente exponentiellement en fonction de 3 facteurs : le nombre de projets x le nombre de rôles x le nombre d’utilisateurs.
Toute les deux semaines Marcus doit mettre à jour les rôles et les membres de tous les projets dont il est responsable, ce qui lui demande à chaque fois 45 minutes de son temps. Ceci est une perte de temps précieux et tellement répétitif qu’il lui arrive de faire des erreurs.
La solution :
Après avoir installé Profields, il peut mettre à jour les rôles de tous les projets en quelques clics tout en assurant la cohérence entre eux.
Supprimer des projets est intimidant… si vous ne trouvez pas les bons projets
Le scénario :
Catherine est CIO au sein d’une entreprise de logistique qui met un terme à ses activités dans un pays asiatique.
Le problème :
Quand vient le moment de nettoyer Jira de tout ce qui est lié aux activités dans ce pays, il ne semble pas y avoir de méthodes simples pour 1) récupérer un inventaire complet des projets Jira associés et 2) les supprimer. Pour empirer les choses, beaucoup de projets dans Jira avaient été créés de manière ad-hoc sans validation du besoin préalable ou vrai processus d’initialisation. De plus, les projets locaux peuvent avoir des chefs de projets internationaux et vice versa.
Catherine doit affecter 5 personnes à l’analyse du portefeuille entier de milliers de projets au cas par cas.
La solution :
Avec Profields, la tâche n’aurait pris que 3 heures à un seul administrateur Jira ( plus besoin de mobiliser une armée d’administrateurs pendant des heures). Il aurait suffit de faire des recherches par pays, sauvegarder des exceptions, et supprimer les projets choisis en 3 clics avec la fonctionnalité Bulk Operations.
En savoir plus sur Profields
Si les limitations de Jira évoquées dans cet article vous paraissent familières, pourquoi ne pas essayer Profields? Nous avons vu ici trois exemples de cas d’utilisation de cette app, mais Profields offre de nombreux autres avantages aux entreprises qui veulent agréger des informations dans des champs personnalisés au niveau des projets Jira, pas seulement des tickets.
Voir la page Marketplace de Profields
