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4 astuces pour booster votre productivité en utilisant des checklists dans vos tickets Jira


Publié par
Julie d'ANTIN

24 octobre 2018

Les checklists représentent une solution pratique et simple pour décomposer des tâches volumineuses en éléments de taille réduite, plus rapides à traiter. Qui n’apprécie pas le sentiment de cocher une case après avoir accompli une tâche ?

Si vous utilisez Jira au sein de votre entreprise pour gérer vos projets, vous avez sans doute déjà été confronté à des tickets importants qui regroupaient un grand nombre de tâches. Sauf que les tâches ne sont pas toujours bien visibles, parfois perdues au milieu de descriptions interminables ou dans les nombreux commentaires, et donc on peut en oublier. La solution native proposée par Jira, décompose votre ticket principal en sous-tâches. Cela n’est pas des plus simples à mettre en oeuvre et à maintenir.

Avec l’aide d’Elements for Jira, une app de la Marketplace Atlassian éditée par Valiantys, vous pouvez accroître les fonctionnalités de Jira avec des checklists intelligentes intégrées dans vos tickets. Cela permet à vos équipes de structurer leurs travaux plus rapidement et d’identifier les différentes tâches à réaliser pour clôturer le ticket plus rapidement.

Voici quelques astuces pour vous permettre d’implémenter des checklists intelligentes dans les tickets Jira et ainsi permettre à vos équipes d’être plus efficaces.

Astuce 1: Personnalisez la structure de vos checklists

Parfois, une checkbox et du texte sont suffisants pour suivre les actions à réaliser au sein de vos tickets. Cependant, dans la plupart des cas vous voudrez apporter des détails supplémentaires comme une date d’échéance, des chiffres, un utilisateur Jira en charge d’un élément, joindre un fichier, etc.

Une app de checklist basique ne vous permettra pas d’ajouter tout ce contexte. Cependant, le contexte est indispensable si vous souhaitez suivre des notes de frais dans un ticket ou bien créer une liste de matériel à commander pour votre équipe et suivre la commande dans Jira.

 

Suivez vos notes de frais dans Jira avec Elements

 

Elements va plus loin qu’une simple checklist et vous fournit un tableau dynamique que vous pouvez complètement personnaliser. Vous pouvez ajouter autant d’attributs que vous le souhaitez et choisir comment seront affichées vos en-têtes. La capture d’écran ci-dessus montre comment gérer des notes de frais dans Jira en utilisant différentes devises. Nous attachons les reçus à la tâche afin que l’équipe de comptabilité puisse facilement y accéder pour référence.  Elements convertit instantanément les montants entre différentes devises ce qui permet de gagner du temps.

Astuce 2: Ne réinventez pas la roue à chaque ticket, utilisez des modèles de checklist

Si vous souhaitez implémenter une « Definition of Done », une liste de critères d’acceptation ou bien suivre des tâches RH qui doivent être faites chaque fois qu’un nouvel employé rejoint votre entreprise, vous allez rapidement vous rendre compte du besoin d’utiliser des modèles de checklist pour ne pas réinventer la roue à chaque ticket.

La checklist Definition of Done est automatiquement remplie à la création du ticket

 

Dans Elements ces modèles sont appelés templates et correspondent à un ensemble d’éléments que vous pouvez instancier quand une condition JQL est activée. Par exemple, pour maintenir une Definition of Done dans vos tickets Jira, vous aurez sans doute besoin d’avoir deux checklists différentes : l’une associée à vos users stories, l’autre aux bugs.  Voici à quoi ces modèles de checklist pourraient ressembler dans Elements for Jira :

Astuce 3: Définissez des droits de modifications

Un autre besoin récurrent lorsqu’il s’agit de checklists est la capacité de pouvoir restreindre les droits de modifications à certains collègues à un moment donné. Si nous revenons à notre cas d’utilisation de notes de frais, nous ne voulons pas que l’employé soit capable d’ajouter de nouveaux éléments à la liste une fois que la checklist initiale a été approuvée par son manager.

Un exemple dans lequel la checklist ne peut être modifiée, du fait que l’utilisateur actuel n’est pas l’assignee.

 

Elements for Jira vous permet de définir des permissions basées sur le statut de la tâche, le rôle de l’utilisateur dans le projet ou des champs utilisateur personnalisés. De cette manière, vous pouvez apporter de la robustesse à vos processus en restreignant la possibilité de modifier les checklists.

Il est intéressant de mentionner que Elements permet de mettre en place des validateurs de transition basés sur l’état de vos checklists via des fonctions JQL dédiées et une application tierce comme ScriptRunner ou AM Utils. Vous pouvez par exemple établir un validateur de transition pour vos user stories qui vérifie que tous les éléments de votre Definition of Done ont été cochés avant que la tâche ne puisse être déplacée dans le statut « Done ».

Astuce 4: Laissez les administrateurs projet gérer la configuration de leurs checklists

Les administrateurs Jira ont beaucoup à faire et mettre à jour la configuration des checklists d’un projet dès qu’il y a un changement dans un processus ne devrait pas les écarter de leurs missions principales.  En déléguant la configuration des checklists aux administrateurs projets, l’administrateur global peut gagner du temps en sachant que la conception et la maintenance des checklists Jira sont entre de bonnes mains : celles d’utilisateurs avertis qui maîtrisent les fondamentaux de Jira et qui comprennent bien leurs cas d’utilisations.

Elements peut parfaitement couvrir ce besoin : l’app est très simple à configurer et fonctionne au niveau des projets. Voici un aperçu de l’interface d’administration, où les administrateurs projets peuvent configurer leurs checklists :

Les checklists Elements sont configurées au niveau projet

 

Boostez la productivité de vos équipes avec des checklists avancées dans Jira

Nous l’avons vu, les checklists sont un complément idéal de Jira et permettent de décomposer une tâche complexe sans avoir recours aux sous-tâches Jira. Toutes les apps de checklist ne sont pas équivalentes. En fonction de vos besoins, vous pouvez opter pour une app de checklist basique ou tirer profit d’une app plus avancée telle que Elements for Jira. Pour en apprendre davantage à propos d’Elements, rendez-vous sur la marketplace Atlassian.