Comment gérer la publication de ses articles de blog avec JIRA


Publié par
Emeline BERLAND

21 avril 2015

JIRA est un outil de management de projet très connu, rendu encore plus accessible grâce à son add-on JIRA Agile. Peut-être pensez vous que cet outil est un principalement destiné aux équipes IT, or, la flexibilité de JIRA permet de l’adapter dans de nombreux cas, tel que dans cet exemple. Dans l’équipe marketing de Valiantys, nous travaillons avec JIRA pour suivre nos projets avec la méthodologie Scrum, par le biais de sprints hebdomadaires. Conquis par l’outil, nous avons récemment décidé de l’adopter pour suivre le process de publication d’articles de blog, cette fois à l’aide d’un tableau de bord Kanban. Qui a dit que JIRA n’était pas fait pour les marketeurs?

Pourquoi JIRA?

Jusqu’à présent, nous suivions le process de publication d’articles de blog dans un tableau sur une page Confluence : les auteurs étaient tagués sur la ligne correspondant à leur article et recevaient des notifications à chaque modification effectuée sur la page, leur permettant de suivre l’évolution des articles.

Malgré sa simplicité d’utilisation et son accessibilité, Confluence n’était pas l’outil le plus adapté pour suivre un tel process. Nous avions des besoins plus poussés en terme de granularité et de système de notification. Beaucoup d’acteurs étaient impliqués par défaut, pour la plupart sans réel intérêt. Ainsi, tous les « watchers » et personnes taguées dans la page étaient notifiées de chaque changement, même si ceux-ci ne les concernaient pas directement. La communication devenait trop « bruyante » autour de cette page, rendant finalement illisibles les informations nécessaires à chacun.

Aussi, Confluence ne nous permettait pas d’avoir une vue globale en un coup d’oeil de l’avancée de chaque article, la personne impliquée dans l’étape à remplir, et la charge de travail associée.

Après une réflexion sur notre process interne de suivi d’articles, l’un des consultants de Valiantys a suggéré de créer un nouveau workflow JIRA pour combler ce vide, qui a été mis à place après définition du besoin. Depuis, le suivi des articles de blog et la communication entre équipes est bien plus simple.

A présent, voyons ensemble étape par étape notre process de publication d’articles de blog avec JIRA.

Etape 1 : Création d’une issue

Le workflow débute dès que j’ai une idée d’article. Par souci de transparence, et pour éviter les doublons, je me connecte sur JIRA, me rend sur le board « blog » pour vérifier les articles en cours, et clique sur « Create an issue ».

issue creation

D’abord, je sélectionne le projet « Marketing », puis « Blog » en tant qu’issue type.

Dans le champ « Summary » j’écris le titre de mon article de blog (ou simplement le sujet si je n’ai pas encore mon titre définitif).

Je peux rajouter une date de publication souhaitée et sélectionner une priorité.

Dans le champ « Description », j’ajoute une brève description de l’article sur lequel je vais travailler, et/ou ses points principaux.

issue fields

Etant l’auteur, je sélectionne mon nom en tant qu' »assignee » : la première action sera d’écrire mon brouillon. Je m’assure également d’être sélectionnée en tant que « reporter » afin de pouvoir être notifiée tout au long du cycle de publication de mon article, et ce malgré les changements d’assignee.

Je sélectionne la langue de mon article, et finalise la création de mon issue.

Celle-ci sera visible immédiatement et pour quiconque ayant accès au board « blog ».

Nous postons souvent des articles en français et en anglais. Pour éviter toute confusion, un article traduit dans les deux langues sera associé à deux issues : une pour le français, une pour l’anglais.

Etape 2 : Rédaction

Une fois ma première itération débutée, je glisse et dépose mon issue dans « In Progress ». Je changerai le statut une fois mon premier brouillon achevé.

in progress

Etape 3 : Relecture

J’ai maintenant fini mon premier jet, j’attache le dossier ou le lien à l’issue pour faciliter la relecture. Je dépose l’issue dans « Waiting for Review ».

A ce moment du process, deux possibilités s’offrent à moi :

« Peer review »

Peer review

J’aimerais un avis sur le contenu, j’assigne l’un de mes collègues, qui pourra me faire ses retours sur le sujet.

Une fois cette relecture effectuée :

  • SOIT mon article a besoin d’être retravaillé : après relecture, mon collègue me ré-assigne l’issue et la dépose dans « In Progress » pour me notifier du travail à effectuer
  • OU mon article est prêt en l’état pour la relecture finale. Dans ce cas, mon relecteur me sélectionne en tant qu’assignee, et laisse l’issue en « Waiting for Review ». Ce sera à moi d’assigner l’issue à mon relecteur final.

Revue éditoriale

editorial review

Mon article est prêt et j’en suis satisfaite : il est temps de passer à la dernière relecture, effectuée par l’équipe marketing.

Selon la langue de mon article, j’assigne l’issue à notre relecteur anglais ou au relecteur français.

Etape 4 : Dans les starting blocks…

Une fois la revue éditoriale finie, l’issue passe de « Waiting for Review » à « To Publish ». A cette étape, l’article n’a plus qu’à être publié, et la date de publication peut être programmée.

to publish

Step 5: Publié…

L’équipe marketing publie l’article. En tant que reporter de l’issue, je reçois une notification par email, et grâce à l’intégration d’HipChat et WordPress, un message est posté dans la room commune à l’entreprise, informant chacun de la parution d’un nouvel article.

scheduled

Conclusion

JIRA est un outil particulièrement flexible qui permet d’industrialiser tout type de processus, les processus marketing n’étant pas une exception. Et l’outil est encore plus simple à utiliser grâce à JIRA Agile, offrant en plus une vue globale des différentes tâches en cours en un coup d’oeil. Le système de notification facilite aussi amplement le travail d’équipe : chacun est notifié au bon moment, sur l’information la plus pertinente. Un vrai plus pour gérer des process impliquant beaucoup d’utilisateurs !

Et vous, comment suivez-vous vos tâches marketing ou autres ? N’hésitez pas commenter pour partager votre expérience de suivi de tâches dans un contexte spécifique.