Optimiser le nombre d’utilisateurs d’une instance JIRA


Publié par
Jérémie MARTINEZ

10 juillet 2015

L’une des problématiques récurrentes des administrateurs JIRA est l’optimisation du nombre d’utilisateurs pour une licence. Atlassian ayant choisi un modèle par palier d’utilisateurs pour son système de licence, il sera important de maîtriser le nombre d’utilisateurs actifs afin de ne pas avoir à « upgrader » la licence JIRA et les licences des add-ons trop régulièrement.Pour rappel, la majorité des add-ons de la marketplace a un modèle de licences calqué sur celui d’Atlassian. Par exemple, une organisation qui passerait de 245 utilisateurs autorisés à se connecter à 255 utilisateurs devra passer du palier 250 utilisateurs (8000 $ à l’achat et 4000$ en maintenance) au palier 500 utilisateurs (12000 $ à l’achat et 6000$ en maintenance).

L’enjeu va donc être d’optimiser le nombre d’utilisateurs autorisés à se connecter à l’outil et il faut donc trouver des outils pour détecter quels sont les utilisateurs qui ne se connectent jamais ou qui ne se connectent plus du tout. Pour faire cela, il n’y a pas de moyen automatique. Il va falloir vérifier chaque utilisateur dans l’interface d’administration de JIRA ou faire des requêtes SQL sur la base de données de l’outil. Dans ces deux cas, c’est complexe et fastidieux.

C’est pour cela que Valiantys a développé ‘Forencis’, un outil interne qui permet d’avoir rapidement et simplement les informations pour vous permettre d’optimiser le nombre d’utilisateurs qui utilisent une licence JIRA.

Nous allons rapidement vous présenter les fonctionnalités de cet outil et comment les consultants Valiantys l’utilisent dans le cadre de nos prestations de conseil.

L’outil ‘Forencis’, version JIRA du couteau suisse :

Forencis est en fait un add-on spécifique développé en interne et que nous installons le temps de notre analyse sur l’instance JIRA ciblée.

Il ajoute ainsi 2 menus à la partie Administration de JIRA :

  • Log Analysis : Cette fonctionnalité analyse le fichier de log généré par JIRA quand l’option ’HTTP Access Logging’ est activé. De l’analyse effectuée par Forencis, des métriques seront déduites. Il sera par exemple possible de déterminer quelles sont les requêtes qui prennent le plus de temps à être effectuées et qui peuvent ainsi expliquer des problèmes de performances dans JIRA. Cette fonctionnalité est très utile dans le cadre de nos prestations d’audit technique.

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  • User Report : Cette fonctionnalité liste tous les utilisateurs répertoriés dans la base de données JIRA et leur associe différentes informations permettant de savoir quels sont les utilisateurs qu’il est éventuellement possible de sortir dans le décompte des licences. Le système permettra par exemple de savoir quels sont les utilisateurs qui ne se sont pas connectés depuis plus de 6 mois et de vérifier si ces utilisateurs ont des abonnements à des filtres ou s’ils sont observateurs de demandes encore en cours. Grâce à ces données, il est alors possible de définir une liste d’utilisateurs à désactiver pour gagner des licences.

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Pour illustrer cette deuxième fonctionnalité, voici un exemple de l’analyse que nous avons pu mener sur notre jira.valiantys.com. (Bien sûr, par soucis de confidentialité, certains noms ont été floutés :-)).

Analyse des utilisateurs sur une instance de Production :

Lorsque la page d’accueil de la fonctionnalité s’affiche, l’add-on présente un résumé de l’analyse :

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On peut alors avoir une vue du nombre d’utilisateurs d’une instance, leurs répartition entre actifs et inactifs et le nombre d’utilisateurs dont la dernière connexion remonte à différentes périodes.

Pour compléter ce résumé, le tableau suivant est également proposé :

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Ce tableau distingue les utilisateurs par répertoire et affiche la répartition des utilisateurs par période de dernière connexion. Ainsi on peut constater que 621 utilisateurs du répertoire interne ne se sont pas connectés depuis au moins 1 an. En cliquant le bouton 621, la liste de ces utilisateurs est affichée :

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Il est alors possible de consulter le détail du profil des utilisateurs afin de vérifier s’ils possèdent des abonnements à des filtres, s’ils ont voté pour une demande ou si ils sont observateurs sur une autre :

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Si l’utilisateur n’utilise pas ces options, alors vous pouvez alors faire le choix de le désactiver.

Conclusion

Comme nous venons de le voir, il est essentiel de régulièrement faire une analyse de la population d’utilisateurs susceptibles de se connecter à JIRA. Cela vous permettra de choisir au mieux le pallier de votre licence et économiser de l’argent.

Dans le cadre de ses activités, Valiantys propose ses outils et ses méthodes pour réaliser des prestations de tout type qui vous permettront d’améliorer et d’optimiser vos outils Atlassian et l’utilisation des add-ons associés.

Pour plus d’information sur les services proposés par Valiantys :