Utiliser JIRA pour organiser une formation Atlassian


Publié par
Thomas BOUDIER

8 décembre 2016

Vous serez certainement d’accord avec moi, il est plutôt agréable de se rendre à un événement, quel qu’il soit, de profiter du buffet, des goodies et d’échanger avec les bonnes personnes. Lorsque tout se déroule comme prévu, les participants ne voient plus les petites mains qui s’activent dans les coulisses et se laissent faire.

Mais pour offrir cette expérience taillée sur mesure, les organisateurs doivent fournir un travail préparatoire parfois important. Une équipe multi compétences est mobilisée où chacun a son rôle à jouer pour mener la barque à bon port.

Chez Valiantys, nous souhaitons que nos clients vivent une expérience remarquable à travers tous nos événements. En ce qui concerne nos formations sur les outils Atlassian, c’est la même chose ! Et devinez quel outil nous utilisons pour cela ? Peu de suspens, tout est dans le titre : c’est JIRA.

Organiser les sessions de formations Atlassian

Les consultants de nos 5 bureaux (Paris, Londres, Toulouse, Lausanne et Montréal) sont tous qualifiés comme formateurs. Certaines sessions sont organisées au sein même de nos locaux et sont publiques (inter-entreprises). Ce qui offre aux participants l’occasion de rencontrer d’autres utilisateurs Atlassian et d’échanger sur les cas d’utilisation et possibilités des outils. D’autres sessions sont organisées dans les bureaux de nos clients. C’est souvent l’option choisie quand le nombre de participants est plus élevé et/ou quand le besoin de personnalisation est plus important. Voici comment nous nous organisons avec JIRA.

Deux types de demandes dans JIRA ont été mises en place, dans le projet Gestion des Formations : l’une est Session publique, l’autre est Session privée.

Les commerciaux gèrent les inscriptions individuelles aux sessions de formation publique, tandis que ce sont les chefs de projets qui s’occupent de fixer les bonnes dates pour les sessions privées.

Dans les deux cas, la commande est le point de départ pour l’organisation d’une formation, et tout est gérer dans le projet JIRA Commandes, tout comme pour tous nos autres services. Ces demandes peuvent facilement être liées aux demandes Session publique et Session privée grâce aux liens entre demandes dans JIRA.

Il faut aussi imprimer les supports de formation pour chacun des participants et prévoir des petits souvenirs (stylos Valiantys, calepins, bonbons et même des toupies). Lorsque la session est publique, l’équipe admin bloque une salle et s’assure qu’elle dispose des bons équipements (vidéo-projecteur, tableau blanc…), et réserve une bonne table pour le déjeuner. Nous prenons soin des personnes avec qui nous travaillons et nous tenons à créer un contexte convivial avant tout.

Tout ce processus peut être suivi en détail grâce à un workflow dans le projet Gestion des Formations, tableau dans lequel l’équipe admin peut naviguer facilement grâce à un tableau Kanban.

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Parfois, les participants précisent qu’ils souhaitent recevoir un certificat, et la moindre des choses est qu’il le reçoivent le plus rapidement possible après la formation. Nous demandons aux participants de remplir un formulaire de satisfaction en fin de session, fidèle à notre approche d’amélioration continue. Certains retours sont intégrés en tant qu’actions que l’on peut suivre dans le tableau Kanban.

Ce n’est pas toujours simple…

Les workflows sont assez complexes. Il y a plusieurs variables dans notre processus, qu’il faut prendre en compte :

  • Est-ce que la formation est publique ou privée ?
  • Est-ce qu’une session privée est une commande isolée ou est-ce qu’elle fait partie d’un projet plus large ?
  • Est-ce que plusieurs personnes de la même entreprise souhaitent participer à la même session de formation publique ?
  • Est-ce que les participants sont tous des personnes issues d’entreprises différentes ?

Et dans tous les cas, plusieurs personnes chez Valiantys, d’équipes différentes, interviennent en séquence.

La partie budget de nos formations est gérée depuis un seul site, tout comme pour nos autres services (comme le projet Commandes mentionné plus haut). Impossible pour nous que nos admin perdent du temps à essayer d’identifier les tickets des sessions qui leur seraient affectés en fonction de la localisation de ladite formation. C’est aussi vrai pour les commerciaux et les équipes de consultants qui délivrent les prestations.

A ces sessions, il faut ajouter les cours Atlassian University, que Valiantys organise en tant qu’Atlassian Authorized Training Partner. Pour ce type de cours, il nous faut nous synchroniser avec Atlassian en respectant leurs consignes, en utilisant leurs supports de cours et leur plateforme de formation.

Pourquoi JIRA est l’outil idéal ?

JIRA nous a d’abord permis de mettre à plat le processus.

Deux workflows ont été dessinés : un pour chaque type de cas, session publique et session privée. Ainsi, on peut gérer séparément les spécificités de chaque format de session.

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Nous avons également deux tableaux Kanban :

  • un pour l’équipe admin, qui s’occupe de la majorité des tâches en lien avec la logistique
  • l’autre pour l’équipe en charge de la prestation, qui a un nombre moins important d’étapes à suivre (Est-ce que la formation a été confirmée ? Est-ce que tout est prêt ? Est-ce que la formation est terminée ? Quels sont les retours ?)

Grâce à ces tableaux, nous savons toujours quelle est la prochaine étape et ce qu’il reste à faire.

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Nos tableaux Kanban disposent de cinq filtres rapides qui permettent d’afficher uniquement les demandes liées à un bureau précis à tout instant – tout le monde bénéficie de cette visibilité et de cette transparence. Un type de sous-tâche a aussi été mis en place, Participant, en-dessous de session publique, pour nous permettre de suivre les inscrits individuels aux sessions de formation. On peut ainsi envoyer des convocations nominatives, visualiser en un coup d’œil le nombre de supports de formation à imprimer et jauger la taille de la salle à réserver. Il nous est aussi possible de mettre en place des liens entre les demandes des projets Gestion des Formations et Commandes à tous les endroits pertinents. Pas mal non ?

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Nous suivons tout depuis JIRA ! L’inscription, la logistique, la prestation elle-même, l’amélioration en continu de l’offre et la comptabilité. Et visiblement, ça fonctionne ! La satisfaction client est élevée, les participants montent en compétences et deviennent autonomes. Ils nous recommandent même à leurs collègues. Que rêver de plus ?

Découvrez à votre tour comment les outils Atlassian peuvent vous aider à gérer facilement un processus d’organisation d’une formation.

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