Ephor, une solution de gestion des actifs simple et efficace avec JIRA


Publié par
Julie d'ANTIN

13 mai 2014

JIRA est reconnu par l’industrie comme une solution d’issue tracking efficace. Grâce à Ephor – le nouvel add-on JIRA d’asset management signée Spartez, vous pouvez transformer JIRA en une puissante solution de gestion des actifs. Découvrez comment avec Magdalena Zacharczuk, Product Marketing Manager chez Spartez.


Chaque entreprise a besoin de matériel pour fonctionner, mais gérer ses actifs peut s’avérer plus compliqué que ce qu’il n’y semble. En effet, la gestion des équipements peut poser des problèmes divers et variés selon les situations. Entre autres: l’augmentation des actifs d’une entreprise due à une forte croissance, la redistribution ou l’achat de nouveaux équipements, la maîtrise de la maintenance et des pannes du matériel informatique,  l’évaluation de la valeur et de la propriété de l’équipement pour des questions de comptabilité et d’assurance : tous sont des problèmes que nous avons rencontré chez Spartez.

Nous avons alors éprouvé le besoin de mettre en place un système de gestion des actifs qui nous aiderait dans plusieurs domaines:

  • Pouvoir tracer ce que nous avons, l’emplacement et l’utilisateur actuel
  • Gérer nos équipes de manière efficace
  • Identifier nos besoins en terme d’équipements
  • Déterminer ce dont nous n’avons plus besoin
  • Economiser du temps et de l’argent

Nous avons alors étudié les solutions disponibles sur le marché et en sommes arrivés à la conclusion suivante: les systèmes proposés sont soit des outils ultra-complets onéreux et complexes, soit des outils très simplistes avec lesquels il est difficile de faire quelque chose. Nous n’avons pu trouver aucune solution intermédiaire, et très franchement, aucune qui correspondrait à notre besoin ou même que nous souhaiterions utiliser. 

C’est ainsi que nous avons créé Ephor – une solution simple et flexible de gestion des actifs pour les entreprises – permettant de répondre à tous les scénarios mentionnés ci dessus de la manière suivante:

Classer et hiérarchiser des catégories

Nous souhaitions avoir un outil pour classer nos équipements et les organiser en catégories. Croyez le ou pas, certaines solutions de gestion des actifs nous compliquaient la vie plus qu’autre chose – est-ce vraiment trop en demander que d’avoir « Ordinateurs portables » et « Stations de travail » sous le dossier « Ordinateurs »?

affichage laptops

Une mise en page entièrement personnalisable

Vous pouvez maintenant configurer l’affichage de chaque type d’actif avec des caractéristiques individuelles, par exemple pour les écrans, préciser leur résolution et leur valeur dans le système, mais pour les ordinateurs portables indiquer le nombre de coeurs et la taille de la RAM.

configurer affichage

Scanner et collecter automatiquement les données

Nous avons démarré notre activité il y a quelques années déjà, et très franchement, l’idée de devoir rentrer chaque actif un à un dans le système n’était pas la plus enthousiasmante au monde. Scanner et télécharger automatiquement le tout sur Ephor est déjà bien plus réjouissant…

Imprimer et scanner des QR codes

Le matériel d’entreprise n’est pas forcément du matériel informatique, d’ailleurs il est plutôt difficile de scanner des chaises ou un bureau. Ou des plantes vertes (non, en vrai nous n’avons pas essayé). C’est pourquoi nous avions besoin d’un système d’édition de QR codes pour l’intégralité des actifs enregistrés dans Ephor, et qui permettrait ensuite de nous renvoyer à l’objet correspondant dans la base de données simplement en scannant ces QR codes.

Un système de recherche performant

Avec Ephor, nous souhaitions être capable de retrouver chaque équipement enregistré dans le système, et ce en toute simplicité. Nous voulions également lister les recherches les plus fréquentes et rendre ces requêtes soit publiques donc visibles par tous, soit privées pour un usage individuel uniquement.

système de recherche

Lier des items entre eux & des items avec des utilisateurs

Le but? Identifier et garder une trace de qui utilise quoi.

lier items

Historique des actifs, de leur emplacement et de leurs fonctionnalités

Le besoin de garder une trace du cycle de vie de nos actifs s’est ressenti au fil de la croissance de notre entreprise. Pour y répondre, le système devait garder en mémoire tous les changements liés à un actif – l’historique de ses utilisateurs, de localisations, l’entretien, les pannes et améliorations…

Etant donnée l’amélioration significative de notre vie d’entreprise et de la conformité de l’outil à nos besoins, nous avons nous-mêmes mis en place Ephor en interne au printemps. Nous avons enregistré notre matériel électronique de bureau ainsi que leurs utilisateurs (en leur attribuant des noms de philosophes grecs pour coller à l’esprit Spartez), le tout sous forme de données-test, le but étant d’illustrer les possibilités qu’offrent Ephor.

Plus récemment, nous avons lancé Ephor4JIRA – concu pour s’intégrer avec JIRA ServiceDesk – aux côtés dEphor standalone – intégrable à JIRA. Ces deux solutions sont disponibles pour un essai de 30 jours (si vous n’avez pas plus de 100 actifs à gérer, elles sont entièrement gratuites) et vous offrent ce qu’il y a de plus important à nos yeux: un système de gestion des actifs efficace.

Ephor ou Ephor4JIRA ?

La version d’Ephor standalone est intégrable à JIRA, ainsi lorsque vous créez une requête depuis Ephor du type « Remplacer la cartouche d’encre de l’imprimante » ou « Achetez 20 chaises identiques à celle-ci pour la salle de conférence », vous pouvez la retrouver directement dans JIRA. L’application Ephor4JIRA est une nouvelle incarnation du même logiciel qui va encore plus loin – c’est un plugin JIRA qui collabore non seulement avec JIRA mais aussi avec JIRA Service Desk (contrairement à Ephor Standalone car Service Desk n’a aucune API distante). En plus, la gestion des utilisateurs dans Ephor4JIRA est intégrée de manière transparente avec celle de JIRA.

Si vous êtes déjà utilisateur de JIRA et que vous souhaitez l’intégrer avec votre gestion des actifs (tout comme nous le voulions) – Ephor4JIRA est fait pour vous. Si vous n’utilisez pas JIRA ou si vous souhaitez avoir une gestion des actifs indépendante qui n’est pas hébergée sur JIRA (mais peut communiquer avec JIRA, lui déléguer le workflow des assets) – Ephor standalone vous correspond.

A ceux qui font face à un problème de gestion des actifs et recherchent une solution logique et intuitive, nous espérons que ceci répondra à vos attentes quel que soit votre profil.

N’hésitez pas à nous donner votre avis et vos suggestions, nous sommes avides de connaître votre opinion!

Des t-shirts Spartez fun sont disponibles pour les plus motivés par notre cause!

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