5 signes qu’il est temps de changer votre façon de gérer les licences


Publié par
Romain PISANI

8 mars 2017

Les outils Atlassian ont été conçus pour améliorer la productivité de votre équipe, et ils le font! Cependant, avec plus de 12 produits officiels, près de 2500 modules complémentaires et 5 modèles de licences différents, le suivi de chaque licence peut rapidement devenir un défi à mesure que l’entreprise grandit. S’assurer que toutes les licences et maintenances sont à jour, que les souscriptions seront renouvelées à temps pour éviter toute interruption de service et traiter les demandes de produits et de mises à niveau peut sérieusement ralentir vos équipes.

En tant que Licensing Specialist chez Valiantys, j’ai eu l’opportunité d’être en contact avec de nombreuses entreprises où le suivi des maintenances est devenu très complexe et fastidieux. Dans ce contexte, la charge de travail administrative peut rapidement devenir un fardeau pour les responsables et créer de la frustration parmi les utilisateurs.

J’ai remarqué quelques signes récurrents qui peuvent être considérés comme des avertissements précoces (ou tardifs) qu’il est temps de repenser la façon dont vos équipes gèrent les licences. Que vous ayez rencontré ces signes ou non, vous devez être conscient qu’il existe des solutions pour optimiser ce processus. Chez Valiantys, par exemple, nous avons développé et optimisé un processus pour l’approvisionnement et la gestion de vos licences.

1. Vous avez manqué ou presque manqué la date d’échéance

Cela peut sembler évident pour certains d’entre vous mais, si vous êtes près de manquer le renouvellement de vos maintenances, c’est un signe que quelque chose ne va pas! Dans la plupart des cas, cela s’explique par l’absence de ressources dédiées ou de processus appropriés. Bien sûr Atlassian génère des avertissements. Toutefois, lorsque les équipes ne comptent que sur ces alertes sans gestion réelle des licences, un simple changement ou un retard dans le processus d’achat de l’entreprise peut être suffisant pour manquer la date limite.

Comment Valiantys peut vous aider

Nous pouvons vous aider en établissant un cycle de renouvellement unique pour vos licences. Cela signifie que nous pouvons aligner les dates de renouvellement, de paiement et de livraison pour minimiser la charge de travail générée par la gestion des licences de logiciels. De plus, notre Licensing Specialist vous contactera bien avant la date d’échéance pour examiner et préparer le renouvellement.

2. Des modèles de licence différents et compliqués

Si vous avez déjà été à la recherche de modules complémentaires sur le Marketplace, vous pourriez avoir rencontré les mentions «paid through vendor», cela signifie que l’add-on ne peut pas être acheté depuis le site d’Atlassian. Au lieu de cela, vous devez contacter l’éditeur directement. C’est souvent parce que l’add-on est offert sous une licence spécifique non compatible avec le Marketplace. Cela signifie que vous devez suivre non seulement une date de renouvellement, mais aussi un modèle de licence différent, un contact supplémentaire, une autre commande, une facture supplémentaire, et une livraison de plus. Et ce n’est que si vous avez un seul add-on dans cette situation! Si vous vous trouvez submergée par les contacts et les exceptions , il est temps d’agir!

Comment Valiantys peut vous aider

Chez Valiantys, nous agissons comme point de contact unique pour l’ensemble de l’écosystème. Quel que soit l’add-on dont vous pourriez avoir besoin, votre Licensing Specialist pourra vous aider. De plus, les experts connaissent très bien les produits et les processus et peuvent optimiser votre portefeuille de licences et vous aider à contrôler vos coûts.

3. Qui est en charge?

La gestion des licences n’est pas la tâche favorite des administrateurs JIRA et le service des achats peut ne pas avoir suffisamment de visibilité pour gérer les licences par eux-mêmes. Il n’est pas rare de voir des entreprises où personne n’assume entièrement la responsabilité de la gestion des licences. Si vous ne pouvez pas clairement nommer la personne en charge de cet aspect du processus, il y a un problème potentiel qui sera amplifier à mesure que l’équipe grandit.

Comment Valiantys peut vous aider

En confiant la gestion de vos licences à un expert, votre équipe peut se concentrer sur le coeur de leur travail en sachant que quelqu’un s’assure que tout fonctionne bien.

4. Aucune vue globale sur votre portefeuille de licences

Les outils Atlassian font souvent leur chemin dans une entreprise du bas vers le haut. Il commence généralement par une équipe de développement qui tombe amoureuse de JIRA. Peu de temps après, l’équipe informatique rejoint le mouvement et en quelques mois même le département marketing est convaincu. L’idée que les outils appartiennent aux utilisateurs fait partie de ce qui rend Atlassian si intéressant, mais quand chaque équipe s’occupe de l’achat de ses licences sans processus réels en place, cela peut devenir délicat. En effet, il n’est pas rare pour moi de voir des entreprises où personne ne peut dire exactement quelles licences la société possède. Cela pourrait ne pas sembler alarmant, mais j’ai travaillé sur plusieurs cas où des add-ons ont été achetés deux fois par deux employés différents pour les mêmes instances ou encore,  des licences non utilisées sont renouvelées parce que la personne en charge des renouvellements ne sait pas qui les a commandées. Le coût de ne pas avoir une vue claire de votre portefeuille de licences peut rapidement devenir substantiel dans les grandes entreprises avec de nombreux outils et add-ons.

Comment Valiantys peut vous aider

Ne désespérez pas, si vous avez déjà dépassé ce seuil, nous pouvons toujours vous aider ! La première étape consisterait à déterminer à quelle équipe appartient chaque licence et s’il y a des produits dupliqués. Grâce aux outils que nous avons à notre disposition, nous sommes en mesure de cartographier vos outils rapidement et de vous permettre de reprendre le contrôle sur vos licences. Une fois cette étape terminée, les licences que vous souhaitez conserver peuvent être regroupées en un seul cycle de renouvellement. Ensuite, toutes les demandes de nouveaux produits peuvent être centralisées par le biais de votre Licensing Specialist qui les attribuera  à l’équipe appropriée et  veillera à la cohérence de votre portefeuille . De cette façon, vous conservez un certain niveau d’autonomie tout en ayant une vision claire de l’état de vos licences et des maintenances à tout moment.
Ceci, bien sûr, est juste un exemple et nous pouvons adapter le processus à la structure de votre entreprise.

5. Les processus d’achat ne sont pas suivis !

Cela peut sembler familier pour beaucoup d’entre vous qui travaillent dans de grandes entreprises : vous avez acheté vos licences directement d’Atlassian et tout allait bien. Mais le nombre d’utilisateurs a augmenté, ainsi que le nombre d’outils dont vous avez besoin, et maintenant le budget pour les renouvellements est devenu important et nécessite un processus d’achat différent. Comme beaucoup de processus, il peut être nécessaire d’émettre des bons de commande ou de traiter avec un fournisseur identifié et enregistré, de signer des accords ou simplement de faire des paiements dans votre monnaie locale. Malheureusement, ce type de processus n’est pas compatible avec le modèle de licence Atlassian.

Comment Valiantys peut vous aider

Chez Valiantys, nous sommes en mesure de fournir des devis avec un choix de devises (USD, CAD, GBD, EUR, CHF). Nous acceptons les bons de commande et fournissons des factures conformément à votre réglementation locale (ex : taxes de vente harmonisées au Canada). En tant que Licensing Specialist, je me trouve souvent dans une position de lien entre les utilisateurs finaux et le département des achats et leurs exigences de processus.


 

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