Confluence Questions : Analyse approfondie


Publié par
Cyrille MARTIN

29 janvier 2015

Déployer une plateforme de Q&A dans Confluence vous intéresse, mais vous manquez de visibilité sur les possibilités de paramétrage et d’intégration de Confluence Questions pour déterminer s’il couvre vos besoins? Cet article devrait répondre à vos questions sur cet add-on édité par Atlassian.

Pourquoi Confluence Questions ?

Développé par Atlassian, Confluence Questions permet de créer une FAQ au sein même de Confluence. Comme beaucoup d’add-ons autour de Confluence, l’objectif est de mettre à disposition toute l’information dans un seul et même outil. Confluence est aujourd’hui reconnu comme une solution de référence pour la gestion de connaissance. Il y manquait cependant en plus de l’information formalisée ou officielle une solution qui permette de poser des questions. C’est à ce manque fonctionnel que répond Confluence Questions. Dans un précédent article nous vous donnions un apercu des fonctionnalités clefs de cette extension, en voici un bref rappel . Pour plus de détail, je vous invite à lire (ou relire!) notre présentation de Confluence Questions.

Mettre en place une base de connaissance de type FAQ

Confluence Questions permet de construire une base de connaissance de type Foire Aux Questions au sein de Confluence et de pouvoir valider les réponses fournies en attribuant des points aux contributeurs. Les étiquettes utilisées pour qualifier la question sont automatiquement identifiées comme catégorie/thématique de questions. L’intérêt de cette solution est double : d’une part l’intégration de la plateforme de questions-réponses à  Confluence rend plus aisée la dynamique d’écriture, d’autre part l’utilisation des étiquettes mises sur chaque entrée de la FAQ permet de créer dynamiquement tout un ensemble de catégories et facilite la recherche d’information.

Identifier des experts

Le pendant de la distribution des points est l’identification d’experts sur chaque domaine. De façon globale ou par thématique l’outil offre un classement des meilleurs contributeurs, permettant facilement de tracer les expertises au sein de l’organisation. Jira Questions Specialists

Paramétrage

Accessibilité

L’administrateur de l’instance Confluence décide quelles sont les personnes autorisées à accéder aux questions de Confluence. Il n’y a pas de demi mesure, soit vous pouvez y accéder soit vous ne pouvez pas. Il va de soit que si vous y accéder vous pouvez répondre et poser des questions. L’administrateur peut donner le droit d’accéder à « Questions » aux anonymes ou à des groupes Confluence. Confluence Questions - Permissions De plus, les actions de renommage de question, d’acceptation de réponse, de suppression de commentaire peuvent être assujetties à l’obtention d’un nombre de points.

Actions
Nombre de points à posséder
Voter négativement à une réponse 15 points
Changer la thématique de la question 100 points
Supprimer un commentaire 500 points
Editer un sujet 500 points
Editer la question ou la réponse d’un autre utilisateur 500 points
Accepter la réponse d’une question d’un autre 1500 points
Convertir une réponse en commentaire ou un commentaire en réponse 1500 points

Je ne vous recommande pas d’activer cette option au début de la mise en place de l’add-on. Afin de permettre aux utilisateurs de s’approprier l’outil et de garantir une bonne adoption, mieux vaut leur offrir à tous plus de liberté dans les échanges et la gestion de contenu.

Le système de points

En parlant de point voici comment ils sont distribués aux personnes participant à la vie du contenu de « Questions ». Cette répartition ne peut être modifiée.

Action
Points distribués
Réponse acceptée 15 points
Réponse ou question est approuvée (+1) 10 points
Réponse ou question est désapprouvée (-1) -2 points

Les points s’obtiennent donc à la sueur du front et des doigts, plus vous êtes actifs plus vous aurez de chance d’engranger des points.

Intégration à Confluence

L’une des questions que vous vous posez sans doute avant de décider d’investir dans Questions, est celle de l’intégration. Comment sont gérés ces nouveaux contenus par rapport aux traditionnels espaces et pages? Voici quelques éléments de réponse…

Nouveau type de contenu décorrélé des espaces

Les questions posées ne sont pas intégrés à un espace, elles appartiennent à un panier de contenu géré indépendamment des espaces Confluence.

Contenu présent dans la recherche

En plus d’être directement accessible depuis le menu de recherche dédié, les contenus de « Questions » sont présents dans la recherche rapide (en haut à droite) et dans la recherche avancée.

Accessible depuis les thèmes additionnels Confluence

Les éditeurs de thème sur Confluence ont intégré ce nouveau type de contenu dans leur interface graphique afin de toujours proposer aux utilisateurs l’accès à « Questions » Vous pouvez donc installer Confluence Questions sans aucune crainte si vous un thème RefinedWiki, Zen Foundation ou Brikit.

En résumé

Confluence Questions permet de faire de Confluence à la fois votre base de connaissance et votre plateforme de questions-réponses, centralisant ainsi la connaissance formalisée et plus informelle de votre entreprise. N’hésitez pas à l’essayer !