Confluence pour les débutants: être efficace en un clin d’oeil


Publié par
Emeline BERLAND

28 avril 2014

Vous avez entendu parler de Confluence mais vous hésitez toujours à l’implémenter? Cet article est fait pour vous. Ayant rejoint le monde de l’IT très récemment, j’ai découvert les solutions Atlassian et j’utilise depuis peu  Confluence en tant que base de connaissances.

Nous connaissons tous le concept d’un intranet d’entreprise dont le but est de faciliter la communication au sein des organisations. Maintenant, imaginez un outil qui couvrirait ce besoin mais qui pourrait aussi vous permettre d’améliorer l’efficacité de vos équipes. Cet article vous permettra de découvrir en quoi.

Confluence

Qu’est ce que Confluence?

Une base de connaissances

Grâce à Confluence, vous pouvez créer l’encyclopédie de votre entreprise. En effet, lorsqu’une entreprise s’accroît, il est nécessaire de mettre en place des outils de communication adaptés pour rester efficace. Créer l’encyclopédie de votre entreprise permet de rassembler l’information en un seul endroit et de la rendre accessible à tous. Avec Confluence, vous pouvez aussi classer vos documents par catégories et entrer vos mots-clés pour retrouver tous vos articles grâce à une barre de recherche. L’information est centralisée, organisée et accessible facilement.

Un réseau social d’entreprise

Confluence vous offre aussi l’avantage d’un réseau social: les utilisateurs peuvent interagir, poser des questions et y répondre, « aimer » des articles, les commenter… Les connaissances peuvent être réellement partagées et l’on peut obtenir une réponse rapide sans avoir à déambuler comme une âme en peine, en cherchant désespérément LA personne qui connait la réponse. Les connaissances de chacun sont accessibles à tous, n’importe quand.

Un booster d’efficacité

Pour organiser le travail au sein des équipes, les réunions sont utiles. Cependant, leur manque d’efficacité peut être un réel problème. Confluence vous permet de suivre pas à pas l’évolution d’un projet, depuis sa création  jusqu’à son accomplissement. Vos équipes peuvent choisir une date de réunion grâce à l’agenda et partager les documents utiles à sa préparation: notes, documents, liens… Le processus de décisions est allégé: il peut être géré directement à travers cette interface et évite un processus de validation long et contraignant. Mais sans suivi, la décision peut rapidement passer aux oubliettes… Avec Confluence, vous pouvez attribuer des tâches aux membres de votre équipe and dresser des check lists pour suivre l’évolution.

Complémentarité avec JIRA

Si vous utilisez déjà JIRA, Confluence vous permettra de gagner du temps. Vous pouvez créer une base de connaissances avec les demandes les plus répandues et leurs solutions, ce qui simplifiera vos processus.

En savoir plus

Mon expérience personnelle de Confluence

Une ergonomie intuitive

En tant que nouvelle utilisatrice de Confluence, plusieurs aspects en particulier ont facilité mon intégration. L’ergonomie de Confluence est claire et logique, ce qui m’a aidé à trouvé mon chemin au fil des pages. Comme vous pouvez le voir ci dessous, chez Valiantys plusieurs catégories sont disponibles en haut de la page, chacune regroupant des documents liés à un même sujet. Si vous démarrez avec Confluence, tout comme moi, vous ne trouverez peut-être pas ce que vous recherchez dans les catégories. Dans ce cas, la barre de recherche peut s’avérer très utile.

Impr écran 1

Une navigation facile

Lors de ma découverte de Confluence, j’ai visité les catégories et me suis familiarisée avec les « espaces ». Un espace est une sous catégorie qui permet d’organiser les documents à l’intérieur d’une catégorie. Une fois encore, la plateforme propose une organisation logique.

La partie à gauche de l’écran est aussi utile: tout comme un réseau social, je peux voir les dernières informations concernant la catégorie (qui a posté les derniers articles, quand, à quel sujet).

Impr écran 2

Ecrire un article en toute simplicité

L’une de mes premières missions chez Valiantys a été d’écrire un article bien que je débute avec l’outil. Confluence m’a aidé à être autonome sur cette mission. Comme vous pouvez le voir ci dessous, la page utilisée pour créer un texte est présentée de telle manière: titre, mise en page et texte. Sans formation particulière, écrire un article est possible, même pour les débutants. Les options de mise en page sont simples, accessibles et intuitives. J’ai donc pu créer un article avec des images, des liens et une mise en page, sans aide.

Writing an article in Confluence

Recevoir un feedback instantanément

De plus, les icônes sur le côté droit de l’écran (ci dessous) me permettent de gérer mon profil, et l’une d’entre elles m’informe de mes notifications, tels que des commentaires sur les articles que j’ai écris. Grâce à cela, j’ai pu recevoir un feedback sur mon travail et j’ai pu progressivement m’améliorer.

Ainsi, en tant que lecteur, il est possible de commenter, d’ « aimer », de partager, de mettre à jour un article. Si quelqu’un commente un article que j’ai écris, je reçois une notification et je peux y réagir.

Ce type de feedback est bénéfique pour les deux parties: la personne qui peut faire les corrections rapidement, et la personne qui les reçoit: dans mon cas, je n’ai pas eu à attendre que quelqu’un me face un retour en face à face. Dans mon processus d’apprentissage, ce système s’est révéle être un gain de temps, direct et efficace.

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En conclusion, je recommanderais Confluence pour sa facilité d’utilisation et son ergonomie. Naviguer est facile, agréable et m’a permis d’être quasi-autonome bien que je sois débutante et nouvellement arrivée dans l’entreprise. Ne pas avoir à constamment demander de l’aide à mes collègues s’est révélé très plaisant, pour moi comme pour eux!

Mais assez parlé, place à l’action!